Microsoft Excel kategória bejegyzései

E-mail címek ellenőrzése kör e-mail küldéshez

Egyedi e-mailek küldése tömegesen = kör e-mail

A kör e-mail küldése egy remek funkció a Microsoft Office programcsomagban.

Mindenki egyenként a saját e-mail címére kapja meg a csak neki szóló információkat tartalmazó levelet, de nem kell egyenként megírni és küldeni.

Kör-email küldés

Mi a teendő hibás e-mail címek esetén?

Ha azonban az e-mail címek nem felelnek meg az e-mail címekkel támasztott formai követelményeinek, akkor a kör-email küldés közben a Word a következő hibaüzenettel figyelmeztet:

Helytelen e-mail cím

(A fenti példában a @ helyett v betű lett begépelve.)

A helyes formátumú e-mail cím felépítése

E-mail cím felépítése

Helytelen formátumú e-mailek fajtái:

Hiányzik a kötelező elválasztójel, a @
A levelezőszerver címéből hiányzik a pont
A levelezőszerver címében a domain végződés (pl. .com, .hu, stb.) helytelenül van írva
A levelezőszerver címe után van egy felesleges írásjel

Hogyan ellenőrizz le nagy mennyiségű e-mail címet?

Természetesen néhány e-mail cím átolvasása nem nagy feladat, de ha ennél többet kell átnézned, akkor könnyen átsiklik a szemed a hibákon, ráadásul már 20-30 e-mail címnél többet átolvasni időigényes is.

Mi akkor a megoldás?

Sajnos sem a Wordben, sem az Excelben nem találtam megoldást. Bár vannak e-mail cím ellenőrző alkalmazások, túlságosan körülményesnek találtam a használatukat.

Aztán rátaláltam a megoldásra, ami ráadásul itt volt az orrom előtt. Te sem gondolnád, hogy milyen kézenfekvő!

Google Drive

Ugye ismerősen hangzik? Ha van Gmail vagy Youtube felhasználói fiókod de még nem használtad a Google Dokumentumokat (amit pár éve Drive-nak nevez a Google), akkor valószínűleg kaptál már valaha olyan levelet, amiben ennek használatára buzdítanak.

Nosza rajta, vágjunk is bele!

1. Lépj be a Gmail fiókodba, és jobboldalt fent kattints a 3×3 kis négyzetre, majd a lenyíló listából a Drive-ra!

Drive indítás

2. A megjelenő felületen kattint baloldalt a nagy piros ÚJ feliratú gombra, majd a lenyíló listából válaszd ki a Google táblázatok menüpontot!

Google táblázatok

3. Most egy táblázatszerkesztő felületet látsz.

Másold be egymás alá cellákba a már meglévő e-mail cím listádat. Ha körlevélküldést használsz, akkor ennek már amúgy is készen kell lennie.

4. A mellette lévő cellába írd be ezt a függvényt:

=ISEMAIL(A1)

E-mail cím ellenőrzés

Ez ellenőrzi az A1 cellában lévő e-mail címet, és ha az megfelel a formai követelményeknek, akkor kiírja a TRUE (IGAZ), ha nem, akkor a FALSE (HAMIS) szavakat, majd a cella jobb alsó sarkára kattintva az egér bal gombjával húzd le a függvényt ameddig szükséges (autokitöltő)

Figyelem: a függvény nem tudja ellenőrizni, hogy az adott e-mail cím valóban létezik-e, mint ahogy a példában szereplő proba@irodatunder.hu cím sem létezik.

Mik voltak a hibák ebben a példában?

Helyesen begépelt e-mail cím
@ helyett v betű van begépelve
Hiányzik a pont a hu előtt
.hu helyett csak .h van begépelve
A .hu után van még egy pont

Ha hasznosnak találtad ezt a cikket, nyomj egy lájkot, +1-ezd, oszd meg barátaiddal!

Gyorsbillentyű parancsok (nemcsak) Excelhez – 5. rész

Ez az utolsó bejegyzés ebben a témakörben, de attól, hogy a sorozat végére került, még nem kevésbé fontos. Remélem sokat tudtam velük segíteni Neked!

Gyorsbillentyű parancsok – nem csak – Excelhez.

Ezeket a billentyűparancsokat, nem csak az Excelben, hanem a MS Office csomag többi elemében (Word, Power Point, Outlook, Note, stb.) is használhatod.

CTRL + S – Egy efféle listából nem maradhat ki ez a billentyűkombináció sem. Nyomjuk le, és máris elmenti a dokumentumunkat az adott fájlnéven, az adott helyre. Ha rászoktatjuk magunkat a használatára, minimálisra csökkenthetjük a „balesetek” számát, hiszen ezt tényleg beépíthetjük az ujjainkba, ellentétben az egérrel való mentés ikon-vadászattal.

CTRL+ Z – Ez a parancs szintén gyakran elhagyja majd az ujjaidat munka közben, hiszen az ember már csak olyan, hogy hibázik. Ekkor ezzel a billentyűkombinációval visszaléphetsz, vagyis például nem kell újraírnod egy akaratlanul kitörölt sort, hiszen ezzel egyszerűen megkapod az utolsó műveletet (jelen esetben a törlést) megelőző állapotot. Ne félj, nem csak Te emlékszel egy szép mondatra, vagy egy jól sikerült oszlopnévre, hanem az Excel is.

Tartsd szem előtt, hogy a cellák kijelölése nem művelet, tehát ha nem jó cellákat vagy területeket jelöltél ki, akkor nem kell semmit visszavonni. Egyszerűen jelöld ki a jó tartományt

CTRL + Y – Ezzel egyrészt megismételheted a legutóbbi parancsot (például egy beillesztést) – erre egyébként az F4-es funkcióbillentyű is képes -, de visszájára fordíthatod vele a CTRL + Z parancsot is: végső soron visszavonhatod a visszavonást.

Néhány parancs, amit talán nem használsz, pedig hasznos

ALT + ENTER – Biztosan Veled is előfordult már, hogy egy adott cellában szerettél volna egy sortörést, és reménytelenül nyomogattad az ENTERT, hisz az mindig egy újabb cellába vitt. Ennek megoldására valószínűleg a szóköz billentyűt nyomogattad többször, hogy végre az új sorba kerüljön a szöveg. Aztán ha változtatni kellett az oszlop szélességén, akkor teljesen szétesett az egész, ugye? Ebben az esetben ezt a kombinációt használd, és annyi sort vezethetsz fel egy cellába, amennyi jólesik.

CTRL + Szóköz – Ezt imádni fogod, hiszen kijelölheted vele az egész oszlopot, amit használni akarsz. Ez a szűréseknél lesz majd segítségedre.

SHIFT + Szóköz – Segítségével ugyanazt éred el, de ezúttal a használni kívánt sort jelölöd ki.

CTRL + SHIFT + Szóköz – Figyelem, bónusz kombináció! Segítségével a munkalap egészét kijelölheted. Erre sokszor lesz szükséged: ha például át akarod másolni valahova a munkalap egészét, akkor ezzel jóval könnyebb dolgod lesz, mintha az egérrel próbálnád kijelölni a tartalmat (főképp egy több tízezres táblázat esetében).

A sorozat további részei: 1. rész, 2. rész, 3. rész, 4. rész

Töltsd le a leghasznosabb billentyűkombinációkat, nyomtasd ki, tedd az asztalodra, és egyre rutinosabb leszel.

Ha tetszett a cikk, ajánld ismerőseidnek is!

Ujjgyakorlatok Excelhez – 4. rész

Ezen a héten sem maradhat ki a billentyűparancsok listája, hiszen maradt még ismeretlen kombináció talonban. Folytassuk a tanulást, és ne feledd: gyakorolni, gyakorolni, gyakorolni!

Még mindig fókuszban a CTRL

CTRL + C – Ez a kombináció nem csak az Excelben, de lényegében a számítógép használata közben bármikor hasznos lehet. Segítségével a kijelölt elemet ítélheted másolásra. Bizonyos esetekben (pl. admin felületen) kifejezetten ajánlott ennek használata, mert a jobb egérgombos másolás összekutyulhatja a rendszereket.

CTRL + V – Ez pedig a beillesztést teszi lehetővé egérhasználat nélkül. Ugyan az vonatkozik rá, mint az előbbire.

CTRL + F – Ez a páros szintén nem csak az Excelre korlátozódik. Segítségével kereshetsz az adott dokumentumban. Ez igen áldásos lehet, ha kézhez kapsz egy gigantikus méretű táblázatot, amire még ránézni is félsz. Ha van néminemű támpontod a kutakodáshoz, ezzel könnyen eligazodsz majd a betűk és számok halmazában.

CTRL + H – Nagyon hasznos lehet ez a billentyűkombináció, ha egy méretes táblázatban cserélni szeretnél egy gyakran ismétlődő elemet. Tegyük fel, hogy bizonyos sorokat munka közben találomra valamilyen fantázianévvel jelöltél (pl.: XY), és most, hogy már tudod a pontos megnevezést, túl sok XY keletkezett, amelyeket macerás lenne egyenként átírni. Így azonban egyszerre cserélheted mindet.

CTRL + K – Az internet világában elengedhetetlen ez az együttes. Használatával előugrik a Hivatkozás beszúrása párbeszédpanel, amin keresztül élővé teheted a kijelölt részt, amely ezáltal linkként fog viselkedni (ha helyesen mutattál egy weboldalra).

CTRL + O – Erre bármikor szükséged lehet, hiszen a Megnyitás párbeszédpanelt hívhatod elő vele. Nyilvánvalóan nem folyamatosan dolgozol egy dokumentummal, váltogatnod kell, így ez is jó szolgálatot fog tenni.

CTRL + P – Ugyan nem mindenkinek van rá szüksége, és talán egyre kevésbé lesz igény rá, hisz folyamatosan állunk át a digitális felhasználásra. Én is igyekszem minél kevesebbet nyomtatni, de időnként muszáj kézzelfoghatóan is átadni, és nincs mindig lehetőségem menet közben laptopot vagy tabletet használni. Ezzel a billentyűkombinációval gyorsan előhívhatod a Nyomtatás párbeszédpanelt, és akkor is nagy segítséget nyújt az Excel 2010-es verziójától, ha meg akarod nézni a nyomtatási képet.

Ujjgyakorlatok Excelhez – 3. rész

Sikerült begyakorolnod az eddigieket? Ha igen, akkor máris mutatom a következő listát, ami nem kevésbé fontos elemeket tartalmaz, mint az eddigiek. Ízlelgesd ezeket is, és gyakorolj addig, amíg nem érzed úgy, hogy már zongorázol.

Fókuszban a CTRL billentyű

CTRL + SHIFT + : (kettőspont) – Ez a kombináció nagyon hasznosnak bizonyul, ha például pontosan vezetett munkanaplót kell vezetned. Ebben az esetben egyes munkafolyamatok után egyszerűen csak tartsd lenn a három gombot, és a kijelölt cellában megjelenik a pontos idő. Innentől senki sem mondhatja, hogy követhetetlen, amit csinálsz.

CTRL + 0 – Ezzel a kombinációval pedig az aznapi dátumot tudod beszúrni a cellába.

Figyelj, ez és az előző gyorsbillentyűk a rendszeridőt figyelik, tehát az ez rosszul van beállítva, akkor a fentieket használva nem a várt eredményt fogod megkapni.

CTRL + Plusz (+) és CTRL + Mínusz (-) – Ezek is nagyon hasznosak a gyors munkamenet szempontjából. A pluszos kombinációs a cellák beszúrására alkalmas párbeszédpanelt hívja elő, míg a mínuszos értelemszerűen a cellák törlésében fog segíteni Neked.
Laptopon dolgozol, amin nincs külön numerikus billentyűzet + jellel? Akkor a CTRL + Mínusz helyett a CTRL + SHIFT + Mínusz billentyűkombinációt üsd le.

Ha teljes sort, vagy oszlopot szúrnál be, vagy törölnél ki, akkor a CTRL + Plusz (+) és CTRL + Mínusz (-) előtt ki kell jelölnöd a sort vagy oszlopot.
CTRL + SZÓKÖZ – oszlop kijelölése
SHIFT + SZÓKÖZ – sor kijelölése

CTRL + 1 – Szám, igazítás, betűtípus stb., igen jól gondolod, ezzel a Cellák formázása párbeszédpanelhez jutsz el, melyre igen gyakran lesz szükséged.

CTRL + 2, illetve 3, illetve 4 – Ezek segítenek Neked a gyorsformázásban, ha nem akarsz mindig a felső menüsorban keresgélni, ha valamilyen formában ki akarod emelni a tartalmat. A CTRL + 2 a félkövér, a CTRL + 3 a dőlt, a CTRL + 4 pedig az aláhúzás típusú kiemelést könnyíti meg számodra.

CTRL + SHIFT + 4 – Ha a pénzügyi szektorban dolgozol, akkor ez a billentyűkombináció igazi edzésprogram lesz számodra. Lenyomásával a beírt számok két tizedesjegyet tartalmazó Pénznem formátumba kerülnek. Pl. így: 5 000,00 Ft. A pénznemet az operációs rendszer területi beállításaiban alapértelmezett pénznemre állítja.

CTRL + SHIFT + 5 – Ennek segítségével a számokat százalékos formátumban kapod meg, tizedesjegy nélkül.

CTRL + 8 (angol verzióban CTRL + 0 )– Gyakran kell akkora táblázattal dolgoznod, hogy a meglévő számtalan oszlop közül épp nincs szükséged mindre, illetve akár zavarnak is egy-egy speciális oszlop összevetésében. Ilyenkor ezeket elrejted. Azonban előfordul, hogy annyi oszlopot tüntettél el így, hogy nyűg egyenként visszahívni őket. Ebben az esetben egyszerűen csak jelöld ki a két szélső, az elrejtést határoló cellát, üsd le a CTRL + SHIFT + 8 (angol verzióban CTRL + SHIFT + ) ) kombinációt, és visszakapod az oszlopokat.

CTRL + 9 – sorok elrejtése, CTRL + SHIFT + 9 – sorok felfedése (angol verzióban csak a felfedés különbözik: CTRL + SHIFT + ( )

Olvasd el a többit is: 1. rész, 2. rész

Ujjgyakorlatok Excelhez – 2. rész

Új hét, új billentyűparancsok

Folytatom az előző héten elkezdett billentyűparancsok listázását az általam legfontosabbnak tartott kombinációkkal.

Funkcióbillentyűk megint:

F7 – Az Excel használata közben nem kevésbé fontos a helyesírás ellenőrzése, mint mondjuk a Wordben. Ha le szeretnéd ellenőrizni egy cella szöveges tartalmát, nyomjd le az F7 funkciógombot és máris kapod a javaslatokat a hibás elemekre.

ALT + F8 – A kombináció lenyomásával előugrik a Makró párbeszédpanel, ami most talán nem hoz lázba, de egy későbbi blogbejegyzésben még visszatérek a makrók hasznosságára. Egyenlőre elég annyit tudnod róla, hogy ha vannak olyan hosszadalmas, de ha vannak időigényes, utasítás sorozatok, amiket rendszeresen végre kell hajtani, makróval tudod ezeket automatizálni. Később aztán másodpercek alatt végrehajtja a beprogramozott parancsokat.

CTRL + ALT + SHIFT + F9 – Még leírni sem volt egyszerű feladat, de ez a négy elem igazi Jolly Jocker együttes. Először is újraellenőrzi a le nem zárt képleteidet, majd kiszámolja minden – tényleg minden – használatban lévő munkafüzet celláját (még azokat is, amelyeket eredetileg nem kívántunk kiszámolni). Gyakorlatilag ütőkártyát lehetne elnevezni róla.

CTRL + F9 – Nem kell bajlódnod, hogy eltaláld a kis vonalat a jobb ficakban, hiszen ez az egyveleg rögtön ikonméretűvé minimalizálja a munkafüzetet.

SHIFT + F10 – Ezt csak azért vettük bele a listánkba, mert a technika ördöge hozzánk is betért már, elrontani egy nélkülözhetetlen eszközt, vagy annak egy részét. Ha olyan peched van, hogy a jobb egérgomb hibásodik meg, pedig 2 órád van leadni egy anyagot, sebaj: ez a billentyűkombináció pótolja.

F11 – Ha munkád során jószerivel állandóan diagramokat gyártasz, akkor le se fogsz szállni erről a billentyűről. Ezzel létrehozhatod az éppen használatban lévő tartományban szereplő adatok diagramját.

SHIFT + F11 – Ezzel a billentyűkombinációval mérheted, hogy egy nap menyit dolgozol. Na persze csak közvetetten: ugyanis ez arra szolgál, hogy egy újabb munkalapot nyissanak meg vele, amit aztán ismételten tele lehet pakolni szebbnél szebb adatokkal.

ALT + F11 – Ismét egy makróval kapcsolatos elem, aminek jelentőségéről bőven írunk majd a későbbiekben. Egyelőre annyit, hogy a Microsoft Visual Basic Editor alkalmazást nyithatod meg vele.

F12 – Stílusosan ezzel fejezzük be aktuális blogbejegyzésünket: Mentés másként!

Olvasd el a Gyorsbillentyű parancsok 1. részét is.