Google Groups (Google Csoportok) – Ha már beindult a csoport

A Google különböző szolgáltatásai nagymértékben segíthetik az irodai munkát, hiszen a különböző alkalmazásokkal megannyi feladat egyszerűbbé tehető. Lehetőség van a dokumentumok szerkesztésére, az adatbázisok létrehozására és kezelésére, valamint kérdőívek és diasorok készítésére.

Vagy akár „online közösségek” létrehozására

A Google Csoportok (Groups) remek lehetőséget nyújt a kommunikáció megkönnyítésére. A program segítségével nem kell többé telefonálgatások közben egyeztetni egy-egy projektről, és nem lesz szükség arra, hogy folyamatosan ellenőrizd az e-mail címlistáját. Elég néhány kattintás ahhoz, hogy egyszerre mindenkit értesíthess a fejleményekről, az elvégzett feladatokról, vagy éppen egy megbeszélés eredményeiről. De ebben az alkalmazásában nem csak levelezőlistát, hanem fórumot is létrehozhatsz, ami lehetőséget biztosít arra, hogy egy-egy témát alaposan kivesézzetek.

Alkosd meg te is az ideális csoportot

Ehhez nyújt segítséget a cikksorozatom, amelyben részletesen bemutatom a program rejtelmeit. Minden sarokba „bevilágítunk”, így nem fog meglepetés érni. Ha létrehozod a saját csoportodat, pillanatok alatt átlátod majd a rendszert, és tudni fogod, hogy merre indulj egy-egy beállítás elvégzéséhez.

Mostanra már sok mindent tudsz

Az eddigiek során a regisztrációtól indulva eljutottunk egészen a frissen létrehozott csoport fontosabb beállításaiig. Áttekintettük a különböző opciókat és lehetőségeket, amelyek segíthetnek megalkotni a tökéletes listát.

Lássunk most még néhány érdekességet

Kezelés gyorsan

Az előzőekben részletesen áttekintettük a csoport kezelésének lehetőségeit. Ezeket a beállításokat a groups.google.com oldal felkeresése után a csoportra, majd a „Kezelés” gombra kattintva érheted el. A megnyíló ablak bal oldalán található egy menüsor, amelyen keresztül minden fontos beállítást elvégezhetsz.

De nem feltétlenül kell minden opciót végigkattintgatni

Ugyanis ha megnyitottad a kezelőfelületet, akkor a fejlécben megannyi lehetőséget találhatsz, amelyekkel több beállítás is gyorsabbá válhat. Nézzük, mit rejtenek a menürendszer egyes tagjai.

• Az összes tag: Csupán egy kattintásra vagy az állandó tagok és a letiltott emberek listájától, a kézbesíthetetlen levelektől, a kereséstől, valamint a taglista exportálásának lehetőségétől. Amennyiben kijelölsz néhány opciót, különböző műveleteket hajthatsz végre, pl. törölhetsz valakit, vagy éppen megváltoztathatod a jogosultságát.
• El nem fogadott meghívások: Itt lehetőséged van a meghívók újraküldésére és visszavonására.
• Csatlakozási kérelmek: A fejlécben megleled a jelentkezők jóváhagyásának, illetve elutasításának lehetőségeit.
• Függőben lévő üzenetek: Itt találod az elküldött üzenetek jóváhagyásának, jelentésének és törlésének gombjait.
• Beállítások: Szinte minden esetben a fejlécben leled meg a Mentés, illetve két esetben (Címkék és Kategóriák) a Kikapcsolás opcióját.
• Jogosultság, Információk: Ezekben a menüpontokban szintén a Mentés lehetőségét rejti a fejléc, a többi beállítást a megnyitott oldalon tudod végrehajtani.
• Szerepkörök: Ide belépve az újabb szerepkör létrehozásának opcióját találod meg a fejlécben.

A témák kezelése

Egy csoportot kiválasztva az ott indított témákat könnyedén megtalálhatod, hiszen a kattintás után egyből ezek listája fogad. A kezeléshez és szerkesztéshez sem kell túl messze menned, hiszen akár az előző esetekben, most is a fejlécben rejtőznek a fontos opciók.

• Egy kattintással az összes témát és levelet olvasottként jelölheted meg.
• Amennyiben kijelöltél egy vagy akár több levelet, akkor ezeket a Műveletek opcióra kattintva szerkesztheted. Lehetőséged van olvasottnak jelölni, fenti megjelenését beállítani, a válaszküldés lehetőségét vagy a teljes témát zárolni, illetve a zárolást feloldani. Ezek mellett törölheted is az adott üzenetet vagy témát, illetve a szerzőt is letilthatod.
• A Szűrőre kattintva különböző beállításokat adhatsz meg, amelyek segítségével könnyedén rábukkanhatsz a keresett üzenetre, témára.

A Google Csoportok (Groups) kezelése nem olyan bonyolult, mint az elsőre tűnhet. A cikksorozatommal segítek, hogy a számodra fontos beállításokat követően élvezhesd a program előnyeit.

Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!

Google Csoportok – Útban a tökéletes csoport felé

Az irodai munka útvesztőjéből nem egyszerű kitalálni. Egy bonyodalom megoldása után sokszor máris jön egy következő, amit aztán szintén egy újabb követ. Ezek a problémák könnyedén összegubancolódnak, a kibogozásukhoz pedig minden kompetenciát latba kell vetni, és sokszor mások segítségét sem árt kikérni. Közösen ugyanis egyszerűbb megoldani egy összetett feladatot, megszervezni egy konferenciát, vagy éppen felkészülni egy előadásra.

És a közös kommunikációt a Google szolgáltatása könnyíti meg

Ez az online alkalmazás bárhol elérhető, így megannyi előnyét szinte akármikor kihasználhatod. Cikksorozatomban részletes útmutatást adok a program használatához, így könnyedén élhetsz a benne rejlő lehetőségekkel.

Hogy miért is jó ezt használni?

A Google Csoportokat (Google Groups) rendkívül egyszerű használni, egy csoport létrehozása csupán néhány kattintásból áll. Bárkit felvehetsz a tagok listájára, aki rendelkezik e-mail címmel, így a kapcsolattartás igen könnyű lesz. Az összetételt és beállításokat akármikor alakíthatod, az összes csoportodat (amelynek tagja vagy adminisztrátora vagy) egy közös felületen megtalálod.

Eddig már sok minden áttekintettünk

A cikksorozatban a regisztráció kezdeti lépéseitől már eljutottunk a csoport létrehozásáig, és az egyes beállítási opciók megismeréséig. Most tovább böngésszük a lehetőségeket, hogy garantáltan megalkothasd az ideális megoldást.

A csoport felkeresése

Az online közösséged tökéletesítéséhez (1) válaszd ki a csoportot, majd (2) kattints a jobb felső sarokban található kezelés „gombra”. Korábban már áttekintettük a Tagok, az Üzenetek és a Beállítások opcióit, most pedig lássuk milyen lehetőségek rejlenek még itt.

Jogosultságok

1. Alapvető engedélyek – Itt állíthatod be, hogy mely tagok tekinthetik meg a csoport témáit és szólhatnak hozzá ezekhez, illetve kik csatlakozhatnak. Létrehozhatsz egy sajátos szűrőt is, így mindazoknak, akik szeretnének részesei lenni a közösségnek, meg kell válaszolniuk egy szabadon kitalált kérdést. Ezekkel a beállításokkal könnyen megszűrheted a tagok alkalmasságát, ami különösen hasznos, ha konkrét kritériumok alapján működik a csoport.
2. Közzétételi engedélyek – Ebben a menüpontban a tartalmakat illetően végezhetsz beállításokat. Eldöntheted például, hogy ki csatolhat fájlokat, ki oszthat meg hivatkozást, illetve a hozzászólásokat és a bejelentkezés funkcióját is módosíthatod. Amennyiben nem levelezőlistát, hanem fórumot hoztál létre, akkor érdemes ezeket a beállításokat alaposan átböngészni, hogy így csökkenthesd az esetleges problémák esélyét.
3. Moderálási engedélyek – Ha nem szeretnéd, hogy akárki üzenetet írjon, bárki új tagot vegyen fel, vagy éppen a kifogásolható üzenetek elrejtéséről gondoskodnál, akkor ez az a menüpont, amit keresel. Itt minden moderálással kapcsolatos lehetőséget megtalálsz, így biztos lehetsz benne, hogy csak olyan tartalmak jelennek majd meg a csoportban, amelyeknek ott a helye.
4. Hozzáférési engedélyek – A csoport tulajdonosával (azaz a veled) való kapcsolatfelvételnek, a tagok listájának és elérhetőségének, illetve a fórum témák megtekintésének lehetőségét korlátozhatod az itteni beállításokkal. Ezzel a lépéssel gondoskodhatsz az adatok védelméről, ezzel is korlátozva az esetleges visszaélések lehetőségét.

Szerepkörök

Lehetőséged van új szerepkörök létrehozására, illetve a már meglévők szerkesztésére. Hogy ez miért jó? Így minden egyes tagnak külön szerepet állíthatsz be, amelyhez eltérő jogosultságot rendelhetsz. Ezzel könnyen egyedivé alakíthatod a csoportot, és annak összetételét.

Információ

1. Általános információk – minden, amit a csoport alapvető beállításairól tudni érdemes.
2. Címtár – annak lehetősége, hogy a csoport a címtárba felvehető és ott szerepeltethető legyen.
3. Tartalmi vezérlő – a csoporttartalom besorolásának és az archiválás beállításának opciói.
4. Internetes nézet személyre szabása – a válaszoknak, a beszélgetés módjának és a tárgy hosszának egyedi beállításai.
5. Speciális – a csoport törlésének és az eredeti beállítások visszaállításának funkciói.

Hozz létre egyedi csoportot, végezd el az alapvető beállításokat és élvezd az egyszerű kommunikáció előnyeit. Cikksorozatomat végigolvasva a Google Groups minden rejtélyed megismerheted, így könnyedén megalkothatod a munkát megkönnyítő online közösséget.

Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!

Google Csoportok (Google Groups) – A csoport testre szabása

A közhiedelemmel ellentétben az irodai munka nem egyszerű. Sok esetben egyszerre több dologra is oda kell figyelni, és persze szükség van az adatok pontos rendszerezésére – tehát mindent ügyesen kézben kell tartani. Mindezekhez jól jön néhány kompetencia, többek között a kiváló koncentráló képesség és a kreativitás.

De a számítógépes programok is hasznosak

Jóval egyszerűbbé és könnyebbé tehetik a munkavégzést a különböző lehetőségek, amelyeket éppen ezért mindenképp hasznos megismerni. A Google egyes programjai között több remek alkalmazást is találhatsz, amelyek egytől egyig a segítségedre lehetnek. Az adatok kezelése, az iktatás, a meghívók tervezése vagy a kérdőívezés mind egyszerűbbé válik, ha megismered a megfelelőt.

És a kommunikáció megkönnyítéséhez is találsz lehetőséget

A Google Csoportok (Google Groups) felületén különböző típusú csoportokat hozhatsz létre, amelyek egyszerűbbé teszik a kapcsolattartást. Ahhoz, hogy rátalálj a számodra ideális megoldásra, mindenképp érdemes alaposan megismerned a program rejtelmeit – és ebben segít a cikksorozatom. Ez idáig áttekintettük az első lépéseket és a csoport létrehozásának menetét.

Most pedig folytatjuk ezt a közös felfedezőutat

A csoport megismerése

A létrehozott csoportod beállításait, leírását és részleteit néhány kattintással könnyedén ellenőrizheted.

1. Keresd fel https://groups.google.com/ oldalt.
2. A bal oldali menüsorban megleled a legutóbb megtekintett csoportok listáját – ebből válaszd ki azt, amelyiket ellenőrizni szeretnéd. Amennyiben itt nem találod meg, akkor a menüsor tetején válaszd a „Saját csoportok” opciót, hiszen itt az összes általad használt, kezelt és létrehozott csoportot áttekintheted.
3. Kattints a keresett csoportra.
4. A megnyíló oldalon megtalálod az elindított témákat, amelyek között kedvedre keresgélhetsz. A jobb felső sarokban megbújó „Névjegy” opciót választva pedig megtekintheted a csoport részleteit.

És ha már rábukkantál erre, akkor lássuk, hogyan tudod igazán egyedivé alakítani.

A csoport testre szabása

A jobb felső sarokban találod a „Kezelés” menüpontját, ahol minden szükséges lehetőséget meglelhetsz.

1. Tagok

Ide érdemes ellátogatnod, ha szeretnéd áttekinteni a csoporthoz tartozók elérhetőségét, vagy ha változtatnál az összetételen, felvennél vagy letörölnél tagokat. Szintén itt tekintheted meg a kiküldött meghívókat, illetve azoknak a listáját, akik jelezték számodra, hogy szívesen kapcsolódnának a csoporthoz.

2. Üzenetek

Ha van olyan levél, amely egyelőre nem vált nyilvánossá a listán (pl. adminisztrátorként jóvá kell hagynod ennek kiküldését), akkor ezen üzeneteket itt találhatod meg.

3. Beállítások

1. E-mail beállításai: Lehetőséged van tárgy előtagot beállítani, illetve az e-mail automatikus láblécének szövegét módosítani. Ezek mellett változtathatsz a válasz küldésének opcióján is, így megadhatod, hogy a listatagok reakciói kihez jussanak el.
2. Azonosítás: A tagok nevének megjelenésével kapcsolatos beállítási lehetőségeket találod ennél az opciónál.
3. Moderálás: Ha úgy érzed, hogy a listának szükséges van a folyamatos ellenőrzésre, akkor kapcsold be a moderálás lehetőségét. Így az erre kijelölt emberek (általában az adminisztrátor) engedélye nélkül semmilyen üzenet sem érkezhet meg. Szintén itt adhatod meg, hogy mi történjen a Spamnek vélt levelekkel.
4. Címkék: Ennek a funkciónak abban az esetben veheted hasznát, ha a közös listára érkező levelekhez szeretnél címkéket készíteni. Amennyiben nem levelezőlistát, hanem valamilyen fórumot használtok, ajánlott ennek bekapcsolása, hiszen így könnyen és gyorsan körvonalazhatóak a témakörök.
5. Kategóriák: Ennek, akárcsak az előzőnek, a különböző fórumok esetében veheted nagy hasznát. Így adott esetben a tagoknak jelezniük kell, hogy mely témához akarnak hozzászólni, így könnyen követhető lesz a beszélgetés.

Az irodai munka során, bár ez valóban egy bonyolult és kihívásokkal teli feladatkör, lehetőséged nyílik a teendők egyszerűsítésére. Ebben nyújtanak segítséget a Google egyes alkalmazásai, a kommunikációban például a Google Csoportok (Google Groups) lehet a segítőtársad. Ismerd meg a program minden részletét, és garantáltan kihasználhatsz minden benne rejlő lehetőséget.

Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!

Google csoportok: A létrehozás után

Az irodai munkát több szempontból is egyszerűbbé teheti egy közös lista létrehozása. Ezzel ugyanis gördülékenyebbé válik a kommunikáció, aminek köszönhetően a közös munka, az egyeztetések és a megbeszélések is könnyebben megvalósíthatóak.

Hogyan hozz létre egy ilyen online közösséget?

Ehhez nyújt kiváló segítséget a Google alkalmazása, a Google Csoportok (Google Groups). A program részletes megismerésében segít cikksorozatom, amelyben alaposan megvizsgáljuk a lehetőségeket. Eddig áttekintettük a regisztrációt, a legalapvetőbb opciókat, valamint a csoport létrehozásának lépéseit.

De mi történik ez után?

A csoport létrehozását követően még vár rád néhány lépés, mielőtt használatba vehetnéd a listát. A különböző beállítási lehetőségekkel testre szabhatod a létrehozott „közösséget”, így az garantáltan betölti majd a funkcióját.

Nézzük most, mire érdemes odafigyelni

Visszajelző e-mail

A csoport létrehozását követően kapni fogsz egy e-mailt. Ezt mindenképp tartsd meg, hiszen ezen keresztül bármikor egyszerűen és gyorsan elérheted a csoportot. Emellett további előnye a levélnek, hogy néhány beállítási lehetőséghez is találsz benne segítséget, úgy mint a tagok felvétele, a megosztási lehetőségek és a tartalmak rendezése.

 

Folytatás a Google Csoportok (Google Groups) oldalon

A létrehozást követően megjelenik egy kis ablak, amely lényegében egy azonnali visszajelzés – hasonló az e-mailhez. Ez körvonalazza a további fontos lépéseket, lássuk, merre indulhatsz ez alapján.

 

1. Személyek meghívása

Erre az opcióra kattintva megnyílik egy új oldal, ahol hozzáadhatod az új tagokat. Ha tudod az elérhetőségeket, akkor ezt írd be, vagy másold ki egy másik dokumentumból. Azonban ha elkezded begépelni az e-mail címet, akkor a rendszer automatikus felajánl lehetőségeket, amik közül választhatsz.

Írd le részletesen a csoport ismérveit a második rubrikába, így a kiküldött levél alapján az érintett könnyen tájékozódhat a lista funkcióiról és lehetőségeiről.

Ha mindezekkel kész vagy, akkor kattints az oldal tetején található a „Meghívók küldése” gombra.

Mi lesz a levélben?

A kiküldés után neked lényegében már nincs több dolgod, a rendszer automatikusan továbbít egy e-mailt a tagoknak. Ebben a következők szerepelnek majd:

• a begépelt üzeneted,
• a csoport leírása (amit a létrehozáskor adtál meg),
• rövid leírás a Google Groups (Google Csoportok) alkalmazásról,
• a meghívás elfogadásának „gombja”, illetve
• egy link a leiratkozáshoz.

Amint valaki elfogadja a meghívásodat, automatikusan felkerül a tagok listájára, amit a későbbiekben bármikor ellenőrizhetsz.

2. A csoport beállításainak testre szabása

A létrehozást követően, a felugró ablakban a második opciót választva elnavigálhatsz a beállításokhoz. Itt módosíthatod az alapvető dolgokat, amelyeket a létrehozáskor állítottál be, pl. a csoport leírását, a nyelvet vagy a tématípusokat.

3. Téma hozzáadása és a közzététel megkezdése

Ez az opció a hozzászólások oldalára irányít, ahol megírhatod az első üzenetet. Ez lényegében úgy működik, mintha e-mailt írnál a listára, tehát mindenki, aki rajta van megkapja a levelet, illetve a későbbiekben visszakereshető lesz a csoport oldalán.

De mi történik, ha az „OK” gombra kattintasz?

A létrehozást követően a felugró ablakban egy kék „ok” gombot is találsz. Erre kattintva a csoport oldalára kerülhetsz, ahol szintén elvégezhetsz néhány alapvető beállítást. Aggodalomra semmi ok, hiszen így nem hagyod ki a korábban leírtakat, hiszen ezeket majd más úton is elérheted – erről a későbbiekben részletesebben is szó lesz.

Tehát az „ok” gombra kattintva egy új oldal jelenik meg, ahol saját megjelenő nevedet módosíthatod, illetve a csoportban látható profilodat készítheted el. A „Módosítások mentése” vagy az „Eredeti beállítások megtartása” opciók mellett dönthetsz, és ezzel lényegében elvégezted az utolsó simításokat.

De azért lassan a testtel!

Mielőtt belevágnál a használatba, érdemes még kicsit széttekinteni a csoportod háza táján. Ugyanis még jóval több beállítási lehetőség és módosítási opció vár rád. Merre találod ezeket? Hogyan teheted még egyedibbé a csoportodat? Hol vannak a különböző lehetőségek?

Következő cikkemben átnyújtom a csoportod „kincsestérképét”.

Az összes témába vágó cikket ITT találod.

Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!

Google csoportok – A létrehozás

Az irodai munka során rengeteget segíthetnek az online alkalmazások, amelyeket bárhol és bármikor elérhetsz, ha tudsz csatlakozni az internethez. Így nem kell aggódnod, hogy nem indul el a prezentációd vagy eltűnik egy fontos dokumentum – a Google programok megvédenek az „irodai malőröktől”.

És a közös munkában is segítenek

A szövegszerkesztőt, a táblázatkezelőt, a kérdőív– és prezentációkészítőt, illetve a rajzprogramot egyszerre többen is kezelhetitek. Így a feladatokat egyszerűen elvégezhetitek, mindenki könnyedén hozzáteheti a saját részét. A Google csoportot létrehozva pedig egy online közösséget is létrehozhattok, ezzel megkönnyítve a kommunikációt.

Hogy ezt miképp tudod megcsinálni?

Cikksorozatomban segítek eligazodni a Google Csoportok útvesztőjében. Eddig már szó esett a program előnyeiről, és bemutattam a regisztráció lépéseit is. Áttekintettük a program alapvető sajátosságait, így most már belevághatunk a „közepébe”.

Lássuk magát a csoport létrehozását!

Mi szükséges ehhez?

Mindenek előtt kell egy „ürügy”. Ez a csoport a kommunikáció megkönnyítését hivatott szolgálni, tehát érdemes egy munkahelyi team számára létrehozni. Természetesen a „kiváltó ok” rengeteg minden lehet, a közös feladattól elkezdve a fénymásoló beosztásának megszervezésén túl egészen az esti programok egyeztetéséig. Mindenesetre „csak úgy” nem érdemes létrehozni egy online közösséget, hiszen így nem biztos, hogy kihasználjátok majd a benne rejlő lehetőségeket.

Emellett természetesen szükséged lesz emberekre is, akiknek az elérhetősége is kelleni fog. A tagokat elsősorban csoport megalkotásakor (erről később részletesen) adhatod meg, de ezt a későbbiekben is változtathatod.

Szükséges továbbá egy találó csoportnév, amiről mindenki sejtheti, hogy milyen jellegű információra számíthat. Tehát például a közös feladat elvégzéséhez jobb választás a „munkahelyiprojekt.kanada” mint a „zöldalmacsutkája”.

És akkor most lássunk neki a csoport létrehozásának.

1. Lépj be a Google-be és navigálj a groups.google.com oldalra. Ha eddig nem tetted meg, akkor állítsd be az oldal nyelvét magyarra (erről előző cikkemben is olvashatsz), hogy még egyszerűbb legyen megalkotni ezt az online közösséget.
2. Kattints az oldal tetején található „Csoport létrehozása” gombra.
3. Írd be a csoport elnevezését, amihez mindenképpen fontos információ lesz számodra az „ürügy”. Ha elkezded begépelni a szöveget, akkor fel fog tűnni, hogy a rendszer ez alapján automatikusan megalkotja a közös e-mail címet.

Néhány tudnivaló:

• Az ékezetes betűk vagy kimaradnak, vagy ékezet nélkül kerülnek az e-mail címbe. Ez egyes esetekben igen zavaró lehet, ezért erre mindenképp ügyelj a névválasztáskor.
• A szóközt a rendszer „-„ jellel ábrázolja az e-mail címben. Tehát ha egy egybefüggő elnevezést szeretnél, akkor a Csoport neve rubrika kitöltésekor feledkezz el a szóköz gombról.
• Az írásjelek közül nem mindegyik kerül bele a névbe, pl a rendszer a pontot nem érzékeli.

1. Érdemes kitölteni a „Csoport leírása” mezőt, hiszen így tudni fogják a tagok miért kerültek a listára, és milyen jellegű levelekre számíthatnak.
2. Állítsd be a csoport nyelvét. Ennél a lépésnél mindig vedd figyelembe az összetételt, tehát ha egy nemzetközi projekten dolgoztok és külföldi munkatársak is vannak a csapatban, akkor érdemesebb az angolt választani.
3. Különböző csoport típusok közül választhatod ki a megfelelőt. Ezekre más beállítások jellemzőek, éppen ezért alaposan fontold meg, hogy számodra melyik az ideális. A legördülő listában megtalálhatod a Levelezőlista, az Internetes fórum, a Kérdés és válasz fórum, illetve az Együttműködési postaláda lehetőségeket. Ezekre kattintva elolvashatod a jellemző információkat is, így ezekre most nem térek ki részletesen.
4. Ezt követően még néhány beállítást kell elvégezned a csoport létrejötte előtt.
   • Add meg, hogy ki láthatja a csoport témáit.
   • Add meg, hogy ki küldhet hozzászólást.
   • Add meg, hogy ki csatlakozhat a csoporthoz.
5. Kattints az oldal tetején található Létrehozás gombra.

És máris létrehoztad az online közösséget. Néhány apró simítás azonban vár rád mielőtt használatba vehetnéd – hiszen még például nincsenek is tagja a csoportnak. Hogyan tovább? Erről részletesen következő bejegyzésemben olvashatsz.