Folytatom a levelezést könnyítő G-mail funkciók bemutatását

1. Automatikus házon kívüli válasz funkció, hogy akkor is visszajelezhess a feladónak, ha hosszabb ideig nem tudod megnézni az e-mailjeidet pl. szabadság vagy betegség miatt
2. Keresés az e-mailek között többféle szempont alapján: feladó, címzett, tetszőleges szó a levél szövegében, melléklet, küldés ideje

Automatikus válasz funkció

Vakációk, kirándulások, szabadságok, nyaralások idején is lesznek, akik e-mail útján szeretnék a kapcsolatot tartani veled. Ilyenkor nem mindig vagy internet-közelben, így nem láthatod, hogy kaptál-e levelet. Ha egy barát, ismerős vagy éppen egy ügyfeled ír levelet, és te napokig nem válaszolsz arra, azt félreérthetik, és problémák származhatnak belőle. Ennek kivédésre ajánlott bekapcsolni az automatikus válasz funkciót.

G-mailben a beállítások menüpont alatt lehet bekapcsolni a funkciót. Be lehet állítani a periódust – amikor nem leszel net-közelben –, ilyenkor a rendszer rögtön válaszlevelet küld a beérkező e-mail feladójának. A válaszlevél tárgyát és tartalmát csak be kell írni az erre a célra létrehozott mezőkbe. Az üzenetbe beírhatod, hogy azért nem tudsz válaszolni a levelekre, mert éppen vakáción vagy, szabadságodat töltöd. Azt is meghatározhatod, hogy csak azokra az e-mailekre menjen automatikus válasz, melyek a címlistádban szerepelnek, vagyis amelyekkel már váltottál üzenetet.

Keresés funkció

Bármilyen jól is kezeled a levelezéseidet, egy idő után nagyszámú e-mail lesz a postafiókodban, ami azzal jár, hogy nehéz lesz visszakeresni egy régebbi levelet, amely fontos adatokat tartalmazott. Ha ugyanattól a személytől több levelet is kapsz rendszeresen, akkor még nehezebb a dolgod.

A G-mail keresője sokat segíthet a régi e-mail megtalálásában. Használhatod G-mail keresősávját, ha több információd van az adott e-mailről. Ugyanakkor a keresőben szűkítheted a találatokat, így még könnyebben elő tudsz keresni egy régebben kapott szerződést, számlát stb.

Kereshetsz a feladó szerint, ha bejövő mappában keresel, és a címzett szerint, ha valamely elküldött levélre lenne szükséged. Ugyanakkor az e-mail tárgya szerint is kutakodhatsz a levelek között.

Ha csak egy-két szó jut eszedbe az e-mailből, akkor sem kell elkeseredni, mivel az e-mail szöveges részében is keres a rendszer, csak be kell írni a megfelelő helyre az adott szavakat.

További szűrőként be lehet állítani azt is, hogy csak a csatolással rendelkező, vagy éppen nem rendelkező e-maileket listázza ki, sőt az e-mail mérete szerint is lehet keresni.

Ha az időintervallumra is emlékszel, hogy kb. mikor küldted el a levelet, azt megadva tovább szűkíthető a találati lista.

A csatolt fájl nevére is rá lehet keresni, így ha ismered a csatolt fájl megnevezését, biztos lehetsz a találatban.

Olvasd el a sorozat korábbi részeit ITT és ITT.

Ha tetszett a cikk, ajánld ismerőseidnek is!

Folytatom a levelezést kényelmesebbé tevő G-mail funkciók bemutatását:

Mégse küldd el – Undo send funkció

Kellemetlen helyzetbe kerülhetünk, ha olyan levelet küldünk el véletlenül ismerősünknek, amely nincs befejezve, vagy esetleg egy hirtelen felindulásból, elhamarkodottan kiosztunk valakit. Amennyiben egy hivatalos levéllel fordul ez elő – egy félig-meddig megírt vagy nyelvtanilag helytelen, át nem nézett e-mailt küldünk üzleti partnerünknek – igencsak káros lehet az megítélésünkre. A G-mail ezen funkciója lehetővé teszi, hogy a „Küldés” gombra kattintást követően 30 másodpercig meggondoljuk magunkat, így nem kézbesíti hibás/helytelen levelünket a rendszer. Az alkalmazást a beállítások menüpont alatt a labs fülre kattintva találjuk meg, itt aktiválhatjuk is.

2015.06.23-án a Gmail bejelentette, hogy ezt a funkciót hivatalosan is betette az elérhető funkciók közé. A fogaskerékre kattintva a Beállítások Általános fülén középtájon a Küldés visszavonása checkboxot kell kipipálni, és 5-10-20-30 másodpercet lehet beállítani a küldés visszavonására rendelkezésre álló időhöz.

Leiratkozás hírlevelekről – Unroll.me

Mivel nagyon népszerű és bevált módszer a hírlevél küldés, sokan élnek az internetmarketing ezen eszközével. Érkezhetnek olyan hírlevelek a postaládánkba, amelyek érdekesek, hasznos információkat tartalmaznak, azonban sok olyan is jöhet, amelyek nem érdekelnek bennünket. Valamikor feliratkoztunk – vagy nem –, és azóta folyamatosan kapjuk a leveleket bizonyos cégektől. A sok levél miatt kevésbé lesz átlátható a levelezésünk. Éppen ezért meg kell szabadulni a fölösleges hírlevelektől. Az Unroll.me lehetőséget ad arra, hogy egyszerre valamennyi, számunkra haszontalan hírlevélről leiratkozzunk. Regisztráció után a rendszer kilistázza a hírleveleket, és egy kattintással megszabadulhatunk a haszontalan levelektől. Nem kell egyenként kikeresnünk és leiratkoznunk azokról.

Határidőnapló – Tennivalólista – Any.do

Nagyon hasznos kis alkalmazás az Any.do, és könnyen kezelhető. Előre beütemezhetjük általa a fontosabb tennivalókat, amelyekről értesítéseket kapunk. Rendszerezhetjük a teendőinket mappákban, aszerint, hogy a mai napon, a héten, a hónapban vagy egy későbbi időpontban lesznek esedékesek. Az alkalmazás kezdetben csak mobil appként, majd Chrome bővítményként működött, ma már bármilyen böngészővel használhatjuk. A program ügyesen szinkronizálja valamennyi eszközt, így bármilyen készülékről hívjuk be, azonnal az aktuális feladatsort jeleníti meg. A program a hangot automatikusan konvertálja, így gépelésre sincs szükség, egyszerűen csak be kell mondani a feladatot mikrofonba. A program megosztható barátokkal, családdal is, így közösen elvégzendő feladatok ütemezésére is alkalmas.

A cikksorozat első részéhez kattints IDE találod.

Ha tetszett a cikk, ajánld ismerőseidnek is!

A Google levelezőrendszere a Gmail, megjelenése óta töretlen, sőt növekvő népszerűségnek örvend. Hazánkban is sokan átváltottak a magyar szolgáltatók rendszereiről az amerikai óriáscég által kínált elektronikus levelező szolgáltatásra.

A levelezőrendszer tíz évvel ezelőtt jött létre, azóta folyamatosan dolgoznak a szakemberek azon, hogy a felhasználók kényelmesen tudják az elektronikus levelezésüket lebonyolítani. Különféle funkciókat építettek a rendszerbe, amelyek megkönnyítik a felhasználók dolgát, ugyanakkor védik őket a kéretlen levelektől, spamektől, promóciós ajánlatoktól stb.

Cikksorozatomban szemügyre veszem a levelezést kényelmesebbé tévő Gmail funkciókat.

Vdovichenko Denis / Shutterstock.com

Gmail használata internetkapcsolat nélkül – Gmail Offline

A Gmail azokra az esetekre is fel van készülve, amikor levélírás közben megszakad a felhasználó netkapcsolata. A Gmail Offline Chrome böngészőmodullal elejét vehetjük annak, hogy részben vagy egészen megírt levelünk elvesszen. A modul segítségével folytathatjuk a levélírást, és el is küldhetjük azt. Amint helyreáll az internetkapcsolat, a rendszer postázza a levelet. Azok számára is nagy segítség ezen alkalmazás, akik ingáznak, és a tömegközlekedési eszközökön, repülőgépeken ingadozik vagy meg-megszakad az internetkapcsolatuk. A működő kapcsolat alatt beérkezett leveleket offline is el tudja olvasni, sőt meg is írhatja a válaszleveleket.

Olvasási visszaigazolás – Sidekick

Bizonyára sokan szeretnék tudni, hogy elküldött leveleiket elolvasták-e, kik nyitották meg azokat és mikor.  A Gmail rendszerében alapértelmezettként nincs benne ez a funkció, de a Sidekick nevű Chrome bővítmény révén lekövethetjük elküldött leveleink „sorsát”. Az olyan esetek kivédésére alkalmas ez az alkalmazás, amikor egy fontos levelet elküldünk, de a címzett azt állítja, hogy nem kapta meg azt. Havonta kétszáz e-mailt követ le ingyenesen a szoftver, egy átlagos felhasználónak ez a szám teljesen megfelel. Marketingeseknek, értékesítéssel foglalkozóknak nagy segítség ez a program.

Időzített küldés, megnyitás ellenőrzése, önmegsemmisítő e-mail – MxHero

Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy a címzettek közül hányan kattintottak az e-mailbe épített linkekre, vagy a csatolmányt hányan nyitották meg, akkor a Chrome böngészőhöz létrehozott MxHero beépülő lesz segítségünkre. A bővítmény arra is lehetőséget biztosít, hogy leveleink küldési időpontját előre beállítsuk, így a megadott időpontban küldi el a rendszer az e-maileket. A program válaszemlékeztető funkcióval is rendelkezik, figyelmeztet, ha egy fontos, előre beállított e-mailre még nem válaszoltál. Egy érdekes dolgot még tud a MxHero: ha akarod, a küldött e-mail megsemmisíti magát, miután elolvasták.

Ha tetszett a cikk, ajánld ismerőseidnek is!