Tipp kategória bejegyzései

Profi szövegbeillesztés tippek

Profi tippek szöveg beillesztéséhez

A másolás/beillesztés az egyik leggyakrabban használt művelet a Wordben (és más irodai programokban is). Valószínűleg Te is ezerszer alkalmazod nap mint nap, olyannyira, hogy már fel sem tűnik. Pedig ha nem használod ki a beállításokból adódó előnyöket, akkor előfordulhat, hogy több időt töltesz el ezzel a kis művelettel, mint kellene. És ugye a másodpercek lassan órákká dagadnak (havi szinten legalábbis).

Copy-pasteBeillesztések beállítása

Lehet, hogy Te jobb egérgombos típus vagy, az is lehet, hogy billentyűparancsokkal nyomulsz, mindenképpen bosszantó, ha a Word folyton visszakérdez, hogy szeretnéd-e megőrizni a forrásformátumot, vagy sem, csak a szöveget akarod-e átvezetni, vagy nem stb.

Ez esetben jó hírem van: be tudsz állítani alapértelmezett mechanizmusokat!

Ehhez csupán meg kell céloznod bal egérgombbal a Fájl menüpontot, és ott kikeresni a Beállításokat. Ha ez megvan, katt a baloldalon található Speciális fülre, ugyanis Neked erre van szükséged, itt már nem babra megy a játék. Láthatsz egy halom király beállítási lehetőséget (nyugi, ezekről is fogok még írni) most azonban a Kivágás, másolás és beillesztés opcióra van szükséged.

Itt pedig a legnagyobb hangsúly az első négy legördülő menün van:

  • Beillesztés ugyanazon dokumentumon belül – ha egy dokumentum egyik részéből illesztesz be a másik részébe

  • Beillesztés dokumentumok között – ha egyik dokumentumból illesztesz be másik dokumentumba

  • Beillesztés dokumentumok közötti stílusdefiníciók ütközése esetén – ha a másolt/áthelyezett szövegrész formátuma másmilyen, mint ahova beilleszted

  • Beillesztés más alkalmazásokból – nem Wordből másolsz szöveget

Ezeken belül három beállítási lehetőség van:

  • Forrásformátum megőrzése – vagyis olyan lesz a formátum, mint ahonnan másoltad, tehát megőrzöd az eredeti szöveg kinézetét

  • Formázás egyesítése – vagyis olyan lesz a formátuma, mint ahova másolod, de megtartja a másolt szöveg kiemeléseit, pl. vastagítás, dőlt betű

  • Csak a szöveg megőrzése – semmilyen formátumot nem másol, sem képeket, sem táblázatokat.

  • Célstílusok alkalmazása (ez csak a Beillesztés dokumentumok közötti stílusdefiníciók ütközése esetén állítható be) – Ez a beállítás megőrzi a másolt szöveghez társított stílusnevet, de annak a dokumentumnak a stílusdefinícióját használja, ahová a szöveget beilleszted.

Az alapértelmezés a Wordben a Forrásformátum megőrzése, de értelemszerűen át tudod állítani ott, ahol a gyakorlat azt mutatja, hogy általában másképp szoktál eljárni.

Tehát, ha például dokumentumok közötti beillesztéseknél Neked túlnyomó többségben az éppen szerkesztett dokumentum stílusát kell szem előtt tartanod, akkor a helyes beállítás ott a Formázás egyesítése lesz.

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, küld el ismerőseidnek!

Számológép a Wordben

Breaking: Számológépet találtak a Wordben

Már írtam arról, hogy nem lehet éles határvonalat húzni, s azt mondani, hogy az Excel a számok, a Word pedig a szavak birodalma. Persze, mindkét program specifikálódik egy területre, mégis, a fejlesztők fő szempontja egy irodai programcsomag létrehozásakor, hogy az kézhez álló legyen, hogy megkönnyítse a munkát.

Szamologep

Számolj kedvedre a Wordben

Legyen szó arról, hogy írás közben eszedbe jutott átszámolni a rezsidet (és a főnököd nem pont mögötted áll), vagy épp a most fogalmazott jelentésben kellene feltüntetned egy-két kiadás összegét, nem kell sem Excelre átváltanod, de még a Windows saját számológépére sem lesz szükséged. A Word ugyanis nem csak a betűket ismeri, jóban van a számokkal is.

Apropó, tudod hol találod a Windows beépített számológépét? Start menü / Minden program / Kellékek / Számológép

Oké, de hol az a számológép a Wordben?

Annyira felizgatott a lehetőség, hogy azonnal kutatni kezdted a Word számológépet, de sehol sem találod? Ez teljesen normális, hiszen Neked kell hozzáadnod a Menüszalaghoz. Nem nagy ördöngösség, pár kattintás az egész.

Kattints a Fájl fülre. Ezt, a 2013-as Wordben a bal felső sarokban találod: feltűnő, kék háttéren. A legördülő menüből válaszd ki a Beállításokat. A felugró ablakban keresd ki a Menüszalag testreszabását, és kattints rá egy egészségeset. Ezután a Választható parancsok helye alatt válaszd a Minden parancs lehetőséget. A hosszú listából keresd ki a Számolást, és jelöld ki. Ezután vesd tekinteted a jobb oldali oszlopra, és ott válaszd ki azt a helyet, ahova a Számológépet tenni szeretnéd. Itt hozz létre egy Új csoportot (a jobb oszlop alatt található gombbal), majd nyomj a két oszlop között elhelyezkedő Felvétel gombra. Nézd csak, mi jelent meg a Menüszalagodon!

Hogyan használjam?

A használata végtelenül egyszerű. Írd le a kívánt műveletet (lehetőleg a számbillentyűzettel), pl. (6+5+2)*(8*45/4)-56, ezt jelöld ki és nyomj a Számolásra. Ha az alsó kék csíkban, baloldalt az 1114 jelenik meg, akkor kényelmesen hátradőlhetsz.

Hasznosnak találtad a cikket? Lájkold, oszd meg, küld el ismerőseidnek!

Szinonimaszótár a Wordben

Szinonimaszótárat ne a polcon, és ne az interneten keress!

Ha kifogytál a szavakból, használd a Word-öt

Bizonyos helyzetekben elakad a hang, és elapad a szó. Utóbbi különösen kellemetlen tud lenni, ha a munkaköröd megkívánja, hogy napi több ezer karakternyi szöveget fogalmazz meg. A helyzet csak rosszabb, ha minőségi szöveget kell írnod, például egy PR cikket, hírlevelet, vagy éppen egy kritikát.

Szinonimaszótár a Wordben

A kreatív szövegírás – legyen az író mégoly képzett is – nem végezhető konstans szinten, vagyis állandó minőségben, hiszen az írót nagyban befolyásolja a kedélyállapota, a téma, a környezet stb.

Abban viszont kaphatsz segítséget, hogy nehéz helyzetekben se kelljen túl sokáig rágódnod egy-egy szón, szóismétlésen. Nézzük, mit ajánl ilyen helyzetekre a Word!

Kéznél vannak a szinonimák

Bizonyára Te is szinonimaszótárhoz fordulsz, ha úgy ítéled meg, hogy egy szövegen belül túl sűrűn használtál egy kifejezést, vagy egyszerűen unalmasnak, a szövegkörnyezetbe nem illőnek vélsz egy szót.

Ma már a legkevesebben csapnak fel ilyen helyzetekben egy vaskos akadémiai kötetet, hiszen az internet viszonylag gyors, és könnyen kezelhető megoldást kínál. Azonban van a Wordben egy beépített szinonimaszótár, amit a 2013-as kiadásban a Véleményezés fül alatt találsz meg, s ez talán még a netes megoldásoknál is jobbat kínál.

Mi ennek a haszna?

Egyrészt offline is működik, vagyis ha a szolgáltatónál valami hiba csúszik a gépezetbe, nem kell pánikolnod, hogy segítség nélkül maradsz, vagy ebből kifolyólag kellemetlen helyzetbe kerülsz. Persze nem ez az egyetlen előnye.

Attól függetlenül is vetekszik a netes szótárakkal, hogy nem igényel hálózati kapcsolatot. Egyrészt azért, mert az éppen használt munkafelületen belül van, így nem kell felnyíló ablakok között váltogatnod: vagyis gyorsítja a munkamenetet. Másrészt valóban sok kifejezést ismer, így tökéletesen betölti a funkcióját, tehát valóban használható.

Ami pedig különösen alkalmassá teszi, az a kifejezések közötti „átkattinthatóság”, vagyis ha nem tetszenek a megadott kifejezésre felkínált szinonimák, akkor a lista egy-egy elemére kattintva, annak szinonimái is azonnal kéznél lesznek, így akár tippet kaphatsz egy jobb, kifejezőbb mondat megalkotásához is.

Hasznos neked ez a cikk? Lájkold, oszd meg, küld el barátaidnak!

Formázatlan próba szöveg generálása Wordben

Ezúttal egy olyan funkcióra szeretném felhívni a figyelmedet, amely ugyan nem létfontosságú a felhasználói szintű munkafolyamatok olajozott elvégzéséhez, mégis adhat egy plusz ízt.

Éppen az apróságok, a kis nüanszok ismerete az, ami által bennfentesnek érezheted magad, és nagyobb magabiztosságot nyerhetsz a Word napi szintű használatában.

Szovegbuborekok

Minél nagyobb a rutin, annál határozottabb lehetsz egy állásinterjún, illetve annál biztosabb kézzel tudod megoldani a felmerülő problémákat, s ezáltal egyre nagyobb szüksége lesz Rád a munkáltatódnak is.

Csak a formázásra koncentrálj!

A különböző irodai munkák során gyakran felmerülhet az igény, hogy formázz meg egy szöveget. Az is előfordulhat, hogy a feladat maga abban áll, hogy egy hosszú, formázatlan szöveget rázz egy kicsit gatyába, adj neki egy csábító, fogyasztható külsőt.

Ekkor nem teheted meg, hogy beállítod a Times New Roman betűtípust, 12-es betűmérettel, 1,5-es sorközzel, félkövér, 16-os betűméretű címekkel, majd 10 perc után serényen jelentkezel, hogy kész vagy.

Próbálgatni kell a különböző formázásokat, és nem árt, ha 2-3 opcióval állsz elő.

Hogy legyen min gyakorolni, érdemes egy olyan próba szöveget használni, amely teljesen formázatlan, s nem átemelted valahonnan (vagyis biztosan nem maradt benne rejtett, valahol felbukkanó formázás-töredék). Plusz a tartalmához sincs sok közöd, hiszen ezúttal nem arra kell koncentrálni.

Egyszerűen üsd be üres lapon az =rand(8,10) parancsot, és nyomj közvetlenül utána egy ENTER-t.

Ekkor előugrik egy nagyjából 2 oldalas próba szöveg, amely biztosan nem fog olvasgatásra csábítani, s lehetőséget ad arra, hogy csupán a formázásra összpontosíts.

Ezen a szövegen kristályosíts ki magadnak olyan formázási beállítást, melyet aztán átvezethetsz az adott munkádra is. Ezzel a módszerrel könnyedén létrehozhatsz akár több eltérő beállítást is, és ezeket be tudod mutatni a közvetlen főnöködnek. Így valószínűleg elkerülheted az ízlésbeli eltéréseket, hiszen mindenki simulékonyabb, ha van lehetősége választani.

Korrektúra, változások követése, megjegyzések hozzáfűzése Word dokumentumban

Egy fontos, de sokak által mellőzött funkció a korrektúra

A Word talán a leggyakrabban használt irodai program, amelynek alapvető, felhasználói szintű ismerete szinte mindenhol elvárás. Persze számos apró, kevesek által ismert, sőt, majdhogynem eldugottnak mondható kis funkciót lelhet fel benne az, aki érdeklődik és szorgalmasan tanulja a használatát. Emellett azonban vannak olyan egyértelmű, szem előtt lévő funkciói is, melyek meghatározóak, mégis kevesen használják őket.

Korrektúra, megjegyzés, változások követése

Korrektúra, megjegyzés, változások követése

Korrektúra

Ha bármilyen típusú irodai állásra jelentkezel, és behívnak egy tesztírásra vagy próbanapra, biztos lehetsz benne, hogy kapsz olyan feladatot, amit nem, vagy csak nagy nehézségek árán tudsz megoldani. Ezzel számolnak is a munkaadók, nem kell pánikba esni, nem indokot keresnek ezzel arra, hogy elutasítsanak, csupán a határaidat tesztelik. Azonban van egy-két olyan hiba, aminek elkövetéséért biztosan lemondhatsz az állásról.

Tegyük fel, hogy az önéletrajzodban azt jelölted meg, hogy alapszinten ismered a Word-öt. A teszten pedig arra kérnek, hogy keress hibákat egy adott szövegben, lektorálj, írd át a stilisztikailag megkérdőjelezhető részeket, stb.

Te nagy buzgón neki is látsz a feladatnak, és ahogy szoktad, szövegkiemelő színnel jelölöd a problémás részeket. Biztos lehetsz benne, hogy legyen bármennyire tökéletes is, amit csináltál, nem fognak visszahívni. Miért?

Mert alapelvárás, hogy ilyenkor a korrektúra funkciót használd. Sajnos tényleg sokan itt bukják el a jelentkezést.

Hol találod?

A 2013-as Wordben a korrektúra funkciót a Véleményezés fül alatt találod. Csupán annyi a dolgod, hogy a problémás részt átírod, vagy valamilyen megjegyzést fűzöl hozzá. Ehhez csupán be kell kapcsolnod a Változások követése funkciót (így ha törölsz, átírsz vagy kiegészítesz valamit, annak nyoma marad: piros vonallal lesz áthúzva, vagy piros karakterekkel jelenik meg stb.), illetve rá kell kattintanod az Új megjegyzésre.

Változások követése, megjegyzés a Korrektúra fülön

Változások követése, megjegyzés a Korrektúra fülön

Ezen egyszerű funkció használatával bizonyíthatod leendő munkaadóid előtt, hogy ténylegesen napi szinten használod a Word-öt, és ismered az alapokat, tehát nyugodt szívvel bízhatnak Rád különböző feladatokat.

Dokumentumok összehasonlítása

A korrektúra funkció két hasonló dokumentum összehasonlítására is alkalmas. Pl. ha elküldesz egy hosszú dokumentumot valakinek véleményezésre és ő korrektúra funkció használata nélkül javít bele, akkor könnyen láthatóvá teheted a változtatásokat.