Google Csoportok (Google Groups) – A csoport testre szabása
A közhiedelemmel ellentétben az irodai munka nem egyszerű. Sok esetben egyszerre több dologra is oda kell figyelni, és persze szükség van az adatok pontos rendszerezésére – tehát mindent ügyesen kézben kell tartani. Mindezekhez jól jön néhány kompetencia, többek között a kiváló koncentráló képesség és a kreativitás.
De a számítógépes programok is hasznosak
Jóval egyszerűbbé és könnyebbé tehetik a munkavégzést a különböző lehetőségek, amelyeket éppen ezért mindenképp hasznos megismerni. A Google egyes programjai között több remek alkalmazást is találhatsz, amelyek egytől egyig a segítségedre lehetnek. Az adatok kezelése, az iktatás, a meghívók tervezése vagy a kérdőívezés mind egyszerűbbé válik, ha megismered a megfelelőt.
És a kommunikáció megkönnyítéséhez is találsz lehetőséget
A Google Csoportok (Google Groups) felületén különböző típusú csoportokat hozhatsz létre, amelyek egyszerűbbé teszik a kapcsolattartást. Ahhoz, hogy rátalálj a számodra ideális megoldásra, mindenképp érdemes alaposan megismerned a program rejtelmeit – és ebben segít a cikksorozatom. Ez idáig áttekintettük az első lépéseket és a csoport létrehozásának menetét.
Most pedig folytatjuk ezt a közös felfedezőutat
A csoport megismerése
A létrehozott csoportod beállításait, leírását és részleteit néhány kattintással könnyedén ellenőrizheted.
- Keresd fel https://groups.google.com/ oldalt.
- A bal oldali menüsorban megleled a legutóbb megtekintett csoportok listáját – ebből válaszd ki azt, amelyiket ellenőrizni szeretnéd. Amennyiben itt nem találod meg, akkor a menüsor tetején válaszd a „Saját csoportok” opciót, hiszen itt az összes általad használt, kezelt és létrehozott csoportot áttekintheted.
- Kattints a keresett csoportra.
- A megnyíló oldalon megtalálod az elindított témákat, amelyek között kedvedre keresgélhetsz. A jobb felső sarokban megbújó „Névjegy” opciót választva pedig megtekintheted a csoport részleteit.
És ha már rábukkantál erre, akkor lássuk, hogyan tudod igazán egyedivé alakítani.
A csoport testre szabása
A jobb felső sarokban találod a „Kezelés” menüpontját, ahol minden szükséges lehetőséget meglelhetsz.
1. Tagok
Ide érdemes ellátogatnod, ha szeretnéd áttekinteni a csoporthoz tartozók elérhetőségét, vagy ha változtatnál az összetételen, felvennél vagy letörölnél tagokat. Szintén itt tekintheted meg a kiküldött meghívókat, illetve azoknak a listáját, akik jelezték számodra, hogy szívesen kapcsolódnának a csoporthoz.
2. Üzenetek
Ha van olyan levél, amely egyelőre nem vált nyilvánossá a listán (pl. adminisztrátorként jóvá kell hagynod ennek kiküldését), akkor ezen üzeneteket itt találhatod meg.
3. Beállítások
- E-mail beállításai: Lehetőséged van tárgy előtagot beállítani, illetve az e-mail automatikus láblécének szövegét módosítani. Ezek mellett változtathatsz a válasz küldésének opcióján is, így megadhatod, hogy a listatagok reakciói kihez jussanak el.
- Azonosítás: A tagok nevének megjelenésével kapcsolatos beállítási lehetőségeket találod ennél az opciónál.
- Moderálás: Ha úgy érzed, hogy a listának szükséges van a folyamatos ellenőrzésre, akkor kapcsold be a moderálás lehetőségét. Így az erre kijelölt emberek (általában az adminisztrátor) engedélye nélkül semmilyen üzenet sem érkezhet meg. Szintén itt adhatod meg, hogy mi történjen a Spamnek vélt levelekkel.
- Címkék: Ennek a funkciónak abban az esetben veheted hasznát, ha a közös listára érkező levelekhez szeretnél címkéket készíteni. Amennyiben nem levelezőlistát, hanem valamilyen fórumot használtok, ajánlott ennek bekapcsolása, hiszen így könnyen és gyorsan körvonalazhatóak a témakörök.
- Kategóriák: Ennek, akárcsak az előzőnek, a különböző fórumok esetében veheted nagy hasznát. Így adott esetben a tagoknak jelezniük kell, hogy mely témához akarnak hozzászólni, így könnyen követhető lesz a beszélgetés.
Az irodai munka során, bár ez valóban egy bonyolult és kihívásokkal teli feladatkör, lehetőséged nyílik a teendők egyszerűsítésére. Ebben nyújtanak segítséget a Google egyes alkalmazásai, a kommunikációban például a Google Csoportok (Google Groups) lehet a segítőtársad. Ismerd meg a program minden részletét, és garantáltan kihasználhatsz minden benne rejlő lehetőséget.
Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!
Kedves Irodatündér!
Tagja vagyok egy „katima” nevő googlegroups csoportnak. A „saját csoportjaim” oldalon viszont ez nem jelenik meg – tehát nem tudom módosítani a beállításokat.
A csoporttól kapott levelek alján viszont sajnos nem szerepel a leiratkozási lehetőség.
Válaszotokat előre is köszönöm!
Kedves Marianna,
sajnos nem tudom megmondani, hogy miért. Valószínűleg a csoport adminisztrátora beállított valamit, ami ezt okozza.
Kedves Orsolya!
Olyan problémám lenne, hogy létrehoztam egy csoportot, csak az a gond, aki ír a listára, az nem látja a saját üzenetét. Ezt hogy tudnám orvosolni? Van egy másik levelezőlista is, amit kezelek, ott nem volt gond, bár azt nem én hoztam létre, de ugyanolyan beállításokkal készítettem az új csoportot is Előre is köszönöm a választ!
Üdv:
VEronika
Kedves Veronika,
A Google Csoport levelek rendszerint nem az elsődleges levelek közé érkeznek, hanem a Közösségibe. Ott is nézte ez a csoporttag?
Kedves Orsolya,
olyan személyt is meghívhatok a csoportba, aki nem rendelkezik google fiókkal?
Kedves Maja,
igen, Google fiók nélkül is lehet használni. Ő nyilvánvalóan nem tud majd a webes felületen belépni a csoport felületére, de ha e-mailt küld, az megérkezik a csoportba, és ő is megkapja majd a csoportba érkező leveleket.
Kőváry Orsolya
Kedves Orsolya!
Kaptam egy Google groups csoportba meghívót a freemailemre. De nem tudok belépni. A meghívást elfogadtam. Tag vagyok. Olyan mondta,aki szintén tagja a csoportnak.Ő látott a tagok között.A groups keresőbe beírom a csoport nevét,de azt írja 0 talàlat. Pedig tuti,hogy van. Ha máshogy próbálok belépni,akkor még azt írja,hogy meghívásos rendszerű és csak akkor tudok belépni,ha tag vagyok. Hogy tudnék belépni a csoportba,ahol tag vagyok?
Kedves Ágnes!
A Google Csoportba webes felületen belépni csak Google fiókkal lehet, egyébként csak a nyilvános üzeneteket lehet elolvasni. Elképzelhető, hogy ez egy zárt csoport.
A csoport tagja lehet freemail-es e-mail címmel is, de akkor csak e-mailben kapja meg a csatlakozás utáni üzeneteket, illetve küldeni tud a saját e-mail fiókjából a csoport címére.
Ha nem ragaszkodik a freemail-hez, én javaslom, hogy térjen át a Gmail használatára, sokkal megbízhatóbb és a freemail-es címére kapott e-mailjeit is át lehet irányítani. Nekem is így működik már több, mint 10 éve.
Remélem, segítettem.
Kőváry Orsolya
A googlegroups-os csoport egyik tagjának érkező összes levelet automatikusan továbbítani szeretném a csoportnak.
A gmail továbbítás megadásnál kiküldött kód azonban nem érkezik meg a csoportnak.
Mit tegyek?
Agi
Kedves Ági,
én is kipróbáltam, valóban nem érkezik meg a kód. Tartok tőle, hogy csak privát e-mail címre lehet továbbítást beállítani, csoport címre nem.
Találtam egy 4 évvel ezelőtti megoldást, mely szerint az ilyen kódot tartalmazó e-mailek a csoport spam mappájába érkeznek, ahol engedélyezni lehet, de kipróbáltam és ott sem találtam a kódos levelet. Sajnos úgy néz ki, már ezzel sem lehet kikerülni.
Kőváry Orsolya
Kedves Orsolya!
Ha tud kérem adjon tanácsot. Google csoport admin vagyok. Felvettem tagokat. Az egyik tag adatait szeretném módosítani, mert változott a neve. Ezt hogyan tudom megtenni? Hiába lépek a Tagok/Az összes tag/érintett tag adatlapjára nem engedi módosítani a nevét.
Előre is köszönöm fáradozását.
Üdvözlettel: Huszár Attila
Kedves Attila,
törölje a tagot, és vegye fel az új nevével.
Kőváry Orsolya
Kipróbálom. Köszönöm.
Kedves Irodatündér!
Valaki meg szeretne venni egy csoportba, de azt a üzenetet kapta, hogy „egy személy úgy döntött, hogy nem szeretne csoportokba szóló meghívókat kapni …..@gmail.com„.
Kérdésem, hogy nekem mi a teendőm, mert én a meghívót meg sem kaptam.
Köszönöm
Jozsó
Kedves Jozsó,
Valamikor régen állíthatta be akár véletlenül, hogy nem szeretne csoportokból meghívót kapni. Ilyen helyzettel még nem találkoztam. Talán az a legegyszerűbb, ha az admin nem meghívót küld Önnek, hanem közvetlenül hozzáadja Önt a csoporthoz.
Remélem, segít.
Kőváry Orsolya
Kedves Orsolya!
Létrehoztam egy Google-csoportot, és szeretném, hogy kívülről is lehessen levelet küldeni a csoport részére, de nem találok ilyen beállítási lehetőséget.
Előre is köszönöm a segítséget!
Üdv.
Mucsi Dezső
Kedves Dezső,
a Jogosultságok menüpont alatt van Hozzászólások rész, ott válassza ki a Bárki az interneten beállítást.
Remélem, segít.
Kőváry Orsolya
Köszönöm, megpróbálom!
Üdv.
Mucsi Dezső
Kedves Orsolya!
Egy létrehozott csoport nevét (ami a levelezőben megjelenik) meg tudom úgy változtatni?
Jó lenne, ha nem kellene egy újat létrehozni.
Köszönöm: Zsuzsa
Kedves Zsuzsa,
be kell lépni a csoportba a webes felületen. Jobb oldalt felül van egy fogaskerék ikon, arra rákattintva ki kell választani a Csoportbeállítások menüpontot, a megjelenő felületen a Csoport neve és Csoport e-mail címre rubrikákat módosítani kell, és rá kell kattintani felül a Mentés gombra.
Üdvözlettel:
Kőváry Orsolya
Kedves Orsolya!
Köszönöm a segítséget, mert a válaszáig nem mertem megtenni, félve attól, hogy elveszik az eddigi levelezés.
Még egyszer köszönöm: Pálfi Zsuzsa
Kedves Orsolya!
Mi oka lehet hogy a freemailesek nem kapjak meg a meghívót?
Köszönöm a valaszt!
Kedves Sára,
a freemail sajnos egy nagyon megbízhatatlanul működő szolgáltatás. Bármennyire is megszokta valaki, érdemes inkább átállni a gmail-re.
Kedves Orsolya!
A leiratkozókról hogy kapok adminisztrátorként értesítést? Azt látom, hogy eltűnik a névsorból, de nem látok listát sehol, így fennáll az esélye hogy később visszarakom.
Köszönöm
Kedves Capek,
Leiratkozott tagokról nincs nyilvántartás, hiszen az a lényeg, hogy nem akarnak a levelezőlistán rajta lenni, és nem akarják az adataikat megosztani.
Eleve aggályos valakit kérdés nélkül feltenni a levelezőlistára, inkább csak a feliratkozási módot kell neki megmutatni..
Üdvözlettel:
Kőváry Orsoyla
Kedves Orsolya,
Kérdésem:
Az egyik Google csoportból kapott levelekre mind a Reply/Válasz mind a Reply All/ Válasz mindenkinek parancs esetén a teljes csoport válaszlevelet kap. Ez hibás működésnke tűnik, hol és hogyan lehet korrigálni?
Egy másik csoportból kapott levelek esetén a funkció jól működik, ezért gondolom, hogy a fenti jelenség hiba.
Köszönettel
Kedves Tamás,
erre sajnos nem találok megoldást.
Kőváry Orsolya
Kedves Orsolya!
Van egy csoportom, ahol tulajdonos vagyok. Szeretnék automatikus emailt küldeni a népnek (mondjuk havi 2x), de nem találom a lehetőséget. Van ilyen, vagy hiú ábránd?
Válaszát előre is köszönöm!
Üdvözlettel:
R. Anna
Kedves Anna,
a Google Csoportokon belül nem találkoztam még ilyen beállítással. Sőt a Gmail maga sem képes egyenlőre időzített levél küldésre, bár olvastam már olyan híreket, hogy az Androidos applikációba hamarosan belekerül ilyen funkció.
Addig valamilyen böngészőbe épülő alkalmazást kell használni. Az egyik legismertebb a Boomerang
Kőváry Orsolya
Kedves Segítők!
„Nem lettek tagok hozzáadva
Nem kerültek új tagok a csoportba
Egy felhasználó már meghívást kapott ebbe a csoportba. Előfordulhat, hogy a megadott e-mail-cím ennek a személynek az elsődleges, másodlagos vagy alternatív e-mail-címe.”
Mi tévő legyek, hogy hozzá tudjam adni a csoporthoz az email címet?
Köszönettel
Péter
Kedves Péter,
még nem találkoztam ilyen esettel, sajnos nem tudom.
Kőváry Orsolya
Kedves Orsolya!
Létrehoztam egy levelező listát, meghívtam a tegokat is, akik el is fogadták a meghívást, de ha megnézem az összes tag menüpontot, akkor néhány név mellett a kézbesítés oszlopban a „kézbesíthetetlen” bejegyzés szerepel a normál „minden e-mail” helyett.
Azt szeretném kérdezni, hogy ez pontosan mit jelent? Az e-mail cím jó, hiszen a meghívót megkapták és vissza is tudták igazolni.
Köszönettel:
József
Kedves József,
a legvalószínűbb ok, hogy a címzett fiókja betelt, vagy megjelölte az e-mailt, hogy nem akar több levelet kapni a feladótól.
Üdvözlettel:
Kőváry Orsolya
2 oka szokott lenni.
1) A listára felkerülés óta az email cím már megszűnt.
2) Büntetőlistán van az email címe, mert sokat spammeltek az email-éről (ami lehetett egy virus által is, de P maga is tudatosan)
Részletes információkat itt lehet lekérdezni egy email-címről, hogy miért nem működik:
https://tools.verifyemailaddress.io
Kedves zelko,
köszönjük a tippet.
Kőváry Orsolya
Kedves Kovary Orsolya
Szeretnék a csoportomba közvetlenül felvenni személyeket. Sajnos már csak meghívóval megy, pedig régebben tudtam.
Most ez az üzenet látszik (tulajdonos vagyok).
„Nem adhat hozzá közvetlenül tagokat ehhez a csoporthoz.”
Mi lehet az oka?
Köszönöm
Kata
Kedves Kata,
talán valami el lett állítva a Moderálási beállításoknál a Tagok kezelése részen.
Ha nem, akkor sajnos nem tudom.
Kedves Orsolya!
Van egy google csoportunk egy gimis osztály tagjaival, és egy társunk, akinek freemail-es címe van jó ideje panaszkodik, hogy nem kapja meg a a leveleket. Amit ő küld, azt mi látjuk. Én vagyok az admin, minden beállítása ugyanolyan, mint az összes többi tagé. Van valami tippje, hogy mi lehet a gond?
A srác atomtudós (nem vicc), szóval elvileg nem az agyával van gond, tudja, mi merre van a gépen 🙂
Előre is köszönöm!
Kedves Sándor,
sajnos így látatlanban a beállítások ismerete nélkül nem tudom megmondani. Az lenne az legegyszerűbb, ha az atomtudós srác is gmail-es e-mail címet használna. 🙂
Kedves Orsolya!
Van egy jelenleg nem aktív google csoportom (tulajdonos vagyok), ami egy ideiglenes projektre létesült annak idején. Mivel a téma később újra aktuálissá válhat a tagok számára, a csoportot törölni nem szeretném, mert lehet azzal „kiszúrnék” az egymással így kapcsolatban álló egyénekkel.
Viszont én magam szeretném elhagyni a csoportot.
Tulajdonosként kilépve, ennek lesznek valamilyen következményei a csoportra nézve?
Ha delegálom a tulajdonosi címet a csoport egy másik tagjára (elvileg ezt pár kattintással megtehetem, megnéztem), neki kell a beleegyezése, illetve kap erről értesítést?
Évek óta nem beszéltem a tagokkal, őszintén szólva szeretnék csendben távozni, kapcsolatfelvétel nélkül, és a csoport szerkesztését, illetve későbbi sorsát rájuk bízni.
Köszönöm a választ!
Kedves Dóra,
én sem tudtam, de kipróbáltam. 🙂
Nem érkezett e-mail a kinevezett tulajdonosnak.
Orsolya