Google Naptár – Irány a tervezőasztal!

Előfordult már, hogy az utolsó pillanatban jutott eszedbe elvégezni egy feladatot? Majdnem kicsúsztál az előre megszabott határidőből? Egy nappal a meeting előtt ugrott be, hogy előadást tartasz? Elfelejtetted összehangolni a programjaidat? Nem szóltál időben a munkatársaidnak egy közös projektről?

Akkor biztosan nem használtad a Google Naptárat

Ez az alkalmazás ugyanis rendkívüli módon megkönnyíti a tervezést, hiszen egyszerű beállításainak köszönhetően könnyedén eltervezheted és összehangolhatod a különböző projekteket. Ehhez csupán internetelérésre, egy működő Google fiókra és egy laptopra (telefonra vagy tabletre) lesz szükséged.

Már minden szükséges kellék megvan?

Akkor íme a tervezés lépései

0. Ismerkedés

Ahhoz, hogy a tervezés gördülékenyen mehessen, mindenek előtt ismerd meg a Google Naptár programot. Ebben nyújtanak segítséget cikksorozatom előző bejegyzései. Ezekben legelőször bemutattam a regisztráció lépéseit, majd a program lehetőségeiről is részletesen szóltam. Ha pedig már megvolt az első találkozás, akkor kezdődhet a tervezés.

1. Dátum kiválasztása

A tervezés elején keresd ki azt a napot, amelyhez eseményt szeretnél rendelni. Ezt két egyszerű módon is megteheted.

1. A bal oldali menürendszerben kattints a „Mininaptárra” és ebben keresd ki a dátumot amire szükséged van – a szürke sávban a balra-jobbra mutató nyilakkal haladhatsz a számodra ideális irányba.
2. Az előző cikkemben bemutatott ún. második fejlécben a „Ma” gomb mellett szintén találsz egy jobbra-balra nyílpárost. Ezekkel is könnyedén elnavigálhatsz a napok között, míg rá nem bukkansz a keresett dátumra.

Tipp: Az beállított nézettől függően ezzel a módszerrel 1-1 napot, hetet vagy hónapot haladhatsz előre illetve vissza. Ezeket az opciókat itt a fejlécben, a jobb oldalon találod.

2. Esemény létrehozása

Ha megvan a keresett dátum, akkor kattints a „Létrehozás” gombra – ezt az oldalmenü tetején találod. Ekkor megnyílik egy új ablak, amelyben minden szükséges dolgot megtalálsz és beállíthatsz.

• Megadhatod az esemény elnevezését.
• Beállíthatsz egy percre pontos időpontot, ezzel jelezheted, hogy az adott program mettől-meddig tart. Lehetőséged van egész napos elfoglaltságot is beállítani, ehhez csupán be kell pipálnod a dátum alatti lehetőséget.

Tipp: Megadhatsz ismétlődést is, aminek beállításait kedved szerint könnyedén módosíthatod. Ha bepipálod ezt az opciót, akkor egy felugró ablakban minden lehetőséget megtalálhatsz – bizonyos időközöket, adott napokat, az ismétlés gyakoriságát és egyéb időpontokat egyaránt megadhatsz.

• Megadhatod az esemény helyszínét, rendelhetsz hozzá videóhívást és részletezhet a program leírását.
• A naptárba felvenni készülő eseményhez mellékletet is hozzáadhatsz – választhatsz a Google Drive tárhelyedről vagy feltölthetsz a gépedről, esetleg a korábban már csatolt dokumentumok között is kereshetsz.
• A könnyebb átláthatóság kedvéért külön színt rendelhetsz hozzá a programhoz.
• Amennyiben szeretnél emlékeztetőt beállítani, választhatsz az e-mailes és telefonos jelzés között, illetve különböző időpontokat is megadhatsz.

Tipp: Ha kicsit feledékenyebb vagy, akkor akár több jelzést is beállíthatsz, így garantáltan nem marad el a felkészülés az adott eseményre.

• Az esemény beállításai alapvetően a naptár tulajdonságai alapján alakulnak, ha ettől eltérőre vágysz, akkor azt az oldal alján adhatod meg.
• A szerkesztés során résztvevőket is megadhatsz, akik külön értesítést kapnak majd az eseményről. Nekik különböző jogosultságokat biztosíthatsz – megtekinthetik az eseményt, de akár módosíthatják is a beállításokat.
• Ha mindennel elkészültél, kattints a „Mentés” gombra, ha mégsem aktuális az esemény, akkor válaszd az elvetés opcióját.

Tipp: Ennél egyszerűbben is létrehozhatsz eseményt. A naptárban kattints arra az időpontra ahol esedékes a program. Ekkor megjelenik egy kis ablak, amelybe az elnevezést, a naptárt és az időpontot módosíthatod, majd a létrehozásra kattintva máris elkészül az esemény. Ha pedig részletesebb szerkesztésre vágysz, akkor kattints az „Esemény szerkesztése” opcióra.

Irány a tervezőasztal! Írj be minden fontos programot a naptárba, így garantáltan nem fogod elfelejteni a felkészülést, és a többi érintett értesítését.