Google csoportok – A létrehozás

Az irodai munka során rengeteget segíthetnek az online alkalmazások, amelyeket bárhol és bármikor elérhetsz, ha tudsz csatlakozni az internethez. Így nem kell aggódnod, hogy nem indul el a prezentációd vagy eltűnik egy fontos dokumentum – a Google programok megvédenek az „irodai malőröktől”.

És a közös munkában is segítenek

A szövegszerkesztőt, a táblázatkezelőt, a kérdőív– és prezentációkészítőt, illetve a rajzprogramot egyszerre többen is kezelhetitek. Így a feladatokat egyszerűen elvégezhetitek, mindenki könnyedén hozzáteheti a saját részét. A Google csoportot létrehozva pedig egy online közösséget is létrehozhattok, ezzel megkönnyítve a kommunikációt.

Hogy ezt miképp tudod megcsinálni?

Cikksorozatomban segítek eligazodni a Google Csoportok útvesztőjében. Eddig már szó esett a program előnyeiről, és bemutattam a regisztráció lépéseit is. Áttekintettük a program alapvető sajátosságait, így most már belevághatunk a „közepébe”.

Lássuk magát a csoport létrehozását!

Mi szükséges ehhez?

Mindenek előtt kell egy „ürügy”. Ez a csoport a kommunikáció megkönnyítését hivatott szolgálni, tehát érdemes egy munkahelyi team számára létrehozni. Természetesen a „kiváltó ok” rengeteg minden lehet, a közös feladattól elkezdve a fénymásoló beosztásának megszervezésén túl egészen az esti programok egyeztetéséig. Mindenesetre „csak úgy” nem érdemes létrehozni egy online közösséget, hiszen így nem biztos, hogy kihasználjátok majd a benne rejlő lehetőségeket.

Emellett természetesen szükséged lesz emberekre is, akiknek az elérhetősége is kelleni fog. A tagokat elsősorban csoport megalkotásakor (erről később részletesen) adhatod meg, de ezt a későbbiekben is változtathatod.

Szükséges továbbá egy találó csoportnév, amiről mindenki sejtheti, hogy milyen jellegű információra számíthat. Tehát például a közös feladat elvégzéséhez jobb választás a „munkahelyiprojekt.kanada” mint a „zöldalmacsutkája”.

És akkor most lássunk neki a csoport létrehozásának.

1. Lépj be a Google-be és navigálj a groups.google.com oldalra. Ha eddig nem tetted meg, akkor állítsd be az oldal nyelvét magyarra (erről előző cikkemben is olvashatsz), hogy még egyszerűbb legyen megalkotni ezt az online közösséget.
2. Kattints az oldal tetején található „Csoport létrehozása” gombra.
3. Írd be a csoport elnevezését, amihez mindenképpen fontos információ lesz számodra az „ürügy”. Ha elkezded begépelni a szöveget, akkor fel fog tűnni, hogy a rendszer ez alapján automatikusan megalkotja a közös e-mail címet.

Néhány tudnivaló:

• Az ékezetes betűk vagy kimaradnak, vagy ékezet nélkül kerülnek az e-mail címbe. Ez egyes esetekben igen zavaró lehet, ezért erre mindenképp ügyelj a névválasztáskor.
• A szóközt a rendszer „-„ jellel ábrázolja az e-mail címben. Tehát ha egy egybefüggő elnevezést szeretnél, akkor a Csoport neve rubrika kitöltésekor feledkezz el a szóköz gombról.
• Az írásjelek közül nem mindegyik kerül bele a névbe, pl a rendszer a pontot nem érzékeli.

1. Érdemes kitölteni a „Csoport leírása” mezőt, hiszen így tudni fogják a tagok miért kerültek a listára, és milyen jellegű levelekre számíthatnak.
2. Állítsd be a csoport nyelvét. Ennél a lépésnél mindig vedd figyelembe az összetételt, tehát ha egy nemzetközi projekten dolgoztok és külföldi munkatársak is vannak a csapatban, akkor érdemesebb az angolt választani.
3. Különböző csoport típusok közül választhatod ki a megfelelőt. Ezekre más beállítások jellemzőek, éppen ezért alaposan fontold meg, hogy számodra melyik az ideális. A legördülő listában megtalálhatod a Levelezőlista, az Internetes fórum, a Kérdés és válasz fórum, illetve az Együttműködési postaláda lehetőségeket. Ezekre kattintva elolvashatod a jellemző információkat is, így ezekre most nem térek ki részletesen.
4. Ezt követően még néhány beállítást kell elvégezned a csoport létrejötte előtt.
   • Add meg, hogy ki láthatja a csoport témáit.
   • Add meg, hogy ki küldhet hozzászólást.
   • Add meg, hogy ki csatlakozhat a csoporthoz.
5. Kattints az oldal tetején található Létrehozás gombra.

És máris létrehoztad az online közösséget. Néhány apró simítás azonban vár rád mielőtt használatba vehetnéd – hiszen még például nincsenek is tagja a csoportnak. Hogyan tovább? Erről részletesen következő bejegyzésemben olvashatsz.