Google Csoportok kategória bejegyzései

Google csoportok: A létrehozás

Google csoportok – A létrehozás

Az irodai munka során rengeteget segíthetnek az online alkalmazások, amelyeket bárhol és bármikor elérhetsz, ha tudsz csatlakozni az internethez. Így nem kell aggódnod, hogy nem indul el a prezentációd vagy eltűnik egy fontos dokumentum – a Google programok megvédenek az „irodai malőröktől”.

És a közös munkában is segítenek

A szövegszerkesztőt, a táblázatkezelőt, a kérdőív– és prezentációkészítőt, illetve a rajzprogramot egyszerre többen is kezelhetitek. Így a feladatokat egyszerűen elvégezhetitek, mindenki könnyedén hozzáteheti a saját részét. A Google csoportot létrehozva pedig egy online közösséget is létrehozhattok, ezzel megkönnyítve a kommunikációt.

Hogy ezt miképp tudod megcsinálni?

Cikksorozatomban segítek eligazodni a Google Csoportok útvesztőjében. Eddig már szó esett a program előnyeiről, és bemutattam a regisztráció lépéseit is. Áttekintettük a program alapvető sajátosságait, így most már belevághatunk a „közepébe”.

Lássuk magát a csoport létrehozását!

Mi szükséges ehhez?

Mindenek előtt kell egy „ürügy”. Ez a csoport a kommunikáció megkönnyítését hivatott szolgálni, tehát érdemes egy munkahelyi team számára létrehozni. Természetesen a „kiváltó ok” rengeteg minden lehet, a közös feladattól elkezdve a fénymásoló beosztásának megszervezésén túl egészen az esti programok egyeztetéséig. Mindenesetre „csak úgy” nem érdemes létrehozni egy online közösséget, hiszen így nem biztos, hogy kihasználjátok majd a benne rejlő lehetőségeket.

Emellett természetesen szükséged lesz emberekre is, akiknek az elérhetősége is kelleni fog. A tagokat elsősorban csoport megalkotásakor (erről később részletesen) adhatod meg, de ezt a későbbiekben is változtathatod.

Szükséges továbbá egy találó csoportnév, amiről mindenki sejtheti, hogy milyen jellegű információra számíthat. Tehát például a közös feladat elvégzéséhez jobb választás a „munkahelyiprojekt.kanada” mint a „zöldalmacsutkája”.

És akkor most lássunk neki a csoport létrehozásának.

  1. Lépj be a Google-be és navigálj a groups.google.com oldalra. Ha eddig nem tetted meg, akkor állítsd be az oldal nyelvét magyarra (erről előző cikkemben is olvashatsz), hogy még egyszerűbb legyen megalkotni ezt az online közösséget.
  2. Kattints az oldal tetején található „Csoport létrehozása” gombra.
  3. Írd be a csoport elnevezését, amihez mindenképpen fontos információ lesz számodra az „ürügy”. Ha elkezded begépelni a szöveget, akkor fel fog tűnni, hogy a rendszer ez alapján automatikusan megalkotja a közös e-mail címet.

Néhány tudnivaló:

  • Az ékezetes betűk vagy kimaradnak, vagy ékezet nélkül kerülnek az e-mail címbe. Ez egyes esetekben igen zavaró lehet, ezért erre mindenképp ügyelj a névválasztáskor.
  • A szóközt a rendszer „-„ jellel ábrázolja az e-mail címben. Tehát ha egy egybefüggő elnevezést szeretnél, akkor a Csoport neve rubrika kitöltésekor feledkezz el a szóköz gombról.
  • Az írásjelek közül nem mindegyik kerül bele a névbe, pl a rendszer a pontot nem érzékeli.
  1. Érdemes kitölteni a „Csoport leírása” mezőt, hiszen így tudni fogják a tagok miért kerültek a listára, és milyen jellegű levelekre számíthatnak.
  2. Állítsd be a csoport nyelvét. Ennél a lépésnél mindig vedd figyelembe az összetételt, tehát ha egy nemzetközi projekten dolgoztok és külföldi munkatársak is vannak a csapatban, akkor érdemesebb az angolt választani.
  3. Különböző csoport típusok közül választhatod ki a megfelelőt. Ezekre más beállítások jellemzőek, éppen ezért alaposan fontold meg, hogy számodra melyik az ideális. A legördülő listában megtalálhatod a Levelezőlista, az Internetes fórum, a Kérdés és válasz fórum, illetve az Együttműködési postaláda lehetőségeket. Ezekre kattintva elolvashatod a jellemző információkat is, így ezekre most nem térek ki részletesen.
  4. Ezt követően még néhány beállítást kell elvégezned a csoport létrejötte előtt.
    • Add meg, hogy ki láthatja a csoport témáit.
    • Add meg, hogy ki küldhet hozzászólást.
    • Add meg, hogy ki csatlakozhat a csoporthoz.
  5. Kattints az oldal tetején található Létrehozás gombra.

És máris létrehoztad az online közösséget. Néhány apró simítás azonban vár rád mielőtt használatba vehetnéd – hiszen még például nincsenek is tagja a csoportnak. Hogyan tovább? Erről részletesen következő bejegyzésemben olvashatsz.

Google Csoportok: Az első lépések

Google Csoportok – Az első lépések

A közösségben erő van, és ezt a közös munka során is érdemes kihasználni. Hiszen így mindenki hozzá tudja tenni a magáét, és ettől még jobb lesz a végeredmény. Az irodai munka során előfordul, hogy többeknek kell egy feladaton dolgoznia. Ezekben az esetekben általában a kapcsolattartás és a találkozók megszervezése a legnehezebb.

A Google Csoportok pont ehhez nyújt segítséget.

Ez az online közösség kiváló lehetőség az egyeztetésekhez és a szervezés egyszerűsítéséhez. Korábbi írásomban bemutattam ennek megannyi előnyét, amelyek alapján már nem is kérdés, hogy érdemes megalkotni a közös csoportot.

De mégis hogyan?

A Google Csoportok létrehozásának lépései

Regisztráció

Mint ahogy a többi Google szolgáltatás eléréséhez, úgy a csoport megalkotásához is elengedhetetlen a regisztráció – ezt két módon is megteheted.

  • Keresd fel a google.com oldalt, a jobb felső sarokban pedig kattints a „Bejelentkezés” opcióra. Itt válaszd a regisztráció lehetőségét, és az utasításokat követve hozz létre egy felhasználói fiókot.
  • Látogass el a gmail.com honlapra, és hozz létre egy e-mail fiókot. Ezzel ugyanis a későbbiekben minden programot tudsz majd használni – a korábban bemutatott alkalmazásokat és a Google Csoportok programot egyaránt.

Az oldal felkeresése és a nyelv beállítása

Ha már regisztrált felhasználó vagy, akkor máris nekiláthatsz a csoport létrehozásának. Kattints a http://groups.google.com oldalra, ahol mindenek előtt érdemes a nyelvet a átállítanod, hogy a későbbiekben egyszerűbb legyen a program használata. Ehhez a következőket kell tenned:

  1. Nyisd meg a Google Csoportok alkalmazást.
  2. A jobb felső sarokban kattints a „saját beállításaim” ikonra. Ezt könnyen megtalálod, keresd meg az emberi alakot és egy fogaskereket ábrázoló gombot.
  3. Válaszd a lenyíló fülön található lehetőségek közül az utolsót. Amennyiben a megjelenési nyelv automatikusan angol lesz, akkor keresd a „Change display language” feliratot.
  4. A megnyíló ablakban válaszd ki a „Hungarian – magyar” opciót.
  5. Ha minden Google programot magyarul szeretnél használni, akkor pipáld be a kis négyzetet.
  6. Kattints a Save/Mentés gombra.

Ezt követően a rendszer frissíti magát és átállítja a megjelenési nyelvet. Ezt a folyamatot érdemes megjegyezned, hiszen más Google programok esetében is használhatod. Illetve ha itt kiválasztod a mindig használni kívánt nyelvet (kis négyzet pipálásával), akkor a későbbiekben a többi alkalmazás is magyarul jelenik meg.

Első ránézésre

Minden program megismerését érdemes egy alapos körbenézéssel kezdeni. Ez sokat segíthet a későbbiekben, ha konkrét funkciót keresel, illetve ad egy alap tájékozottságot is a lehetőségekről.

A fejléc

Az oldal tetején van egy „Google” felirat, amire kattintva minden esetben visszatérhetsz a Groups főoldalára.

Emellett egy keresőt találsz. Ez egy összetett lehetőség, hiszen kifejezésekre és csoportokra egyaránt rákereshetsz. Ehhez csupán el kell kezdened begépelni a keresett kifejezést, a lenyíló listából pedig könnyedén kiválaszthatod a számodra ideálist.

Mindezeken felül a fejlécből elnavigálhatsz a többi Google alkalmazáshoz (3×3 négyzet jobb felső sarok), az értesítéseidhez (fekete körben csengő) és a saját profilodhoz (kör alakú emberalak vagy a beállított profilkép).

A bal oldalsáv

Innen érheted el egyszerűen a csoportokat. Eljuthatsz a saját csoportjaidhoz, de könnyedén megtalálhatod a kedvenc, illetve a csillagozott közösségeidet is. Mindezek mellett innen vezet út a legutoljára megtekintett csoportokhoz és a hozzászólásokhoz.

A „munkaasztal”

A képernyő nagyobb területén az éppen aktuálisan megnyitott lehetőségeket láthatod. Tehát értelem szerűen itt jelennek meg a csoportok, a beállítások, a hozzászólások vagy éppen a főoldal lehetőségei. Ennek felső sávjában találhatod meg a csoport létrehozásának „gombját”, amelyre kattintva alkothatod meg a leendő online közösséged. Szintén ebben a sávban található meg a saját, illetve rendszer beállítás funkciója, amelyekre többször is szükséged lehet.

A közös munkának biztosít remek terepet a Google Csoportok. Online közösséget bármikor létrehozhatsz, ehhez nyújtok segítséget én is a cikksorozatommal. Szeretnél saját csoportot létrehozni? Akkor térj vissza a következő alkalommal is, hogy még jobban megismerhesd az alkalmazásban rejlő lehetőségeket.

Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!

Google Csoportok: Az on-line közösség előnyei

Sokan úgy képzelik, hogy egy irodában dolgozva az ember egész nap unatkozik. Néha felveszi a telefont, átad egy-egy üzenetet, de a nap nagy részében csupán a körmeit reszeli. Nem hárul rá nagy felelősség és nincsenek komoly feladatai.

Ez azonban igen távol áll a valóságtól

Az irodai munka nagy felelősséggel jár, hiszen sokszor rengeteg dolog múlik az adatok helyes kezelésén, az iktatáson vagy éppen egy fontos üzenet átadásán. Egy irodában nem nagyon van idő unatkozni sem, hiszen mindig meg lehet találni a tennivalót – legyen az egy új táblázat szerkesztése vagy egy előadás előkészítése.

És persze ott vannak a közös feladatok is

Az irodában nem ritka ugyanis, hogy más munkatársakkal együtt kell dolgoznod. A konferencia vagy a meeting megszervezése és előkészítése, illetve egy kimutatás megírása általában több emberes munka. Ebben az esetben természetesen elengedhetetlen a folyamatos kapcsolattartás, az elkészült feladatok megosztása, a további teendők egyeztetése.

És ehhez nyújt remek lehetőséget az internet

Hiszen a személyes találkozások általában nem megoldhatóak, legalábbis nem naponta többször.

Egy másik opció lehetne a telefonos egyeztetés, ami azonban szintén igen problémás. Így egyszerre csak egy emberrel tudsz egyeztetni, ezért a több fős csoportmunka megbeszélése igencsak elhúzódik, ha azt ilyen formában intézed.

A harmadik lehetőség az internet, amely remek lehetőségeket kínál az együttműködésre. Az e-mail megírása például a lehető legjobb megoldás, hiszen így egy üzenetben összegezheted a fontos információkat, és ezt akármennyi embernek egyszerre elküldheted. Csupán annyi a dolgod, hogy a címzettekhez mindenkit hozzáadsz, így a küldés gombra kattintva nyugodtan dőlhetsz hátra, tudván, hogy mindenki megkapja a levelet.

De van, hogy hiba kerül a rendszerbe

A csoportos e-mail elküldésekor gyakran megesik ugyanis, hogy a „Válasz mindenkinek” gomb helyett csupán a válaszra kattintunk. Így sokszor észrevétlenül megakasztjuk a munka elvégzését, hiszen általában csak később derül ki, hogy a levél nem minden címzetthez ért célba. Persze ez nem minden esetben fordul elő, de elég egyszer elkövetni a hibát, és könnyen megeshet, hogy emiatt valaki nem tud tovább haladni.

Érdemes tehát inkább kikerülni a problémát.

De mégis hogyan?

A megoldás a Google alkalmazásai között rejlik. A Google Groups szolgáltatás keretében on-line csoportot hozhatsz létre, így nem fog többé gondot okozni a „Válasz mindenkinek” gomb. Ez a csoport lényegében egy levelezőlista, amelynek saját elérhetősége van, így ha ide címezve küldesz levelet, akkor biztos lehetsz benne, hogy azt minden listatag automatikusan megkapja majd.

Milyen előnyei vannak a Google Groups-nak?

A legnagyobb előny természetesen a könnyű kezelésben rejlik, hiszen többé nem kell minden címzettet külön megjelölni, elég csupán egy helyre elküldeni a levelet.

De emellett további pozitívumai is vannak a lehetőségnek.

  • Csupán néhány kattintás szükséges a csoport létrehozásához.
  • Bárkit, aki e-mail fiókkal rendelkezik, felvehetsz a csoporttagok listájába.
  • A csoport összetételét bármikor megváltoztathatod, lehetőséged van új tagok felvételére, illetve a korábbiak törlésére egyaránt.
  • Több típusú csoport létrehozása is lehetséges.
  • A több különböző beállítási opció segítségével könnyen megalkothatod az ideális csoportot.
  • Adminisztrátorként megszűrheted a listára érkező leveleket – ez csupán beállítás kérdése.
  • Az összes csoportot – amelynek tagja, illetve tulajdonosa vagy – egy felületen elérheted. Ennek köszönhetően egy helyen megtalálod az összes, a csoportok címére továbbított levelet.
  • A Google Groups felületén egyszerűen áttekintheted a tagságaidat, ezek között kereshetsz, illetve kedvencnek jelölhetsz egyes csoportokat.
  • Üzenetet nem csak az e-mail fiókodból küldhetsz, hanem a Google Groups oldalán keresztül is.
  • Saját felhasználó nevet lehet megadni, így a csoporton belül akár mindenkinek lehet „álneve”.

Mindebből jól látszik, hogy rendkívül hasznos a csoport létrehozása, amennyiben a munkatársaiddal közös projektbe kezdetek. Ennek pozitívumai természetesen minden munkavégzésnek előnyére válik, éppen ezért hasznos az on-line közösség létrehozása

De mégis hogyan kell létrehozni egy csoportot? Milyen beállítási lehetőségek kínálkoznak tulajdonosként és tagként? Milyen lehetőségek rejlenek még a programban? Mindezekről a cikksorozatom többi részében részletesen olvashatsz majd.