Google Csoportok (Groups) – Beállítások minden mennyiségben

A munka megkönnyítése, vagy a közösségi kommunikáció egyszerűsítése végett érdemes lehet levelezőlistát vagy együttműködési postaládát létrehozni. A beszélgetés platformja pedig a Kérdés és válasz- vagy az Internetes fórum lehet, amelyek megalkotása szintén csak néhány kattintás.

Mert mindezekre lehetőség van a Google Csoportok alkalmazásban

Már tagja vagy egy csoportnak? Létrehoztál egy saját online közösséget? Esetleg csak megismerkednél a különböző lehetőségekkel? Akkor, íme egy kis segítség a beállításokhoz és a fiók egyedivé tételéhez.

Az elérési útvonal

Ahhoz, hogy a beállítások mezejére léphess, először is fel kell keresned a Google Csoportok oldalát, tehát kattints a groups.google.com címre. Ha még nem jelentkeztél be, vagy ha netalántán még nem is regisztráltál, akkor itt ezeket pár kattintással elvégezheted.

A fiókba belépve a fejléc jobb felső sarkában találsz két ikont, amelyeken részben vagy egészben egy fogaskereket láthatsz. Itt végezheted el saját beállításaidat, illetve a teljes fiókod testre szabását.

Nézzük most, mit is rejtenek ezek az opciók

Saját beállítások

Globális beállítások

Erre az opcióra kattintva több módosítást is elvégezhetsz, lehetőséged van a google csoportjaid és egyéb tagságaid kezelésére is. Eldöntheted, hogy mely esetekben kérsz értesítést és, hogy milyen legyen a kézbesíthetőségi állapotod. Ezeken felül itt állíthatod be az előre megírt válasz használatát, valamint a megjelenítési nyelvet is módosíthatod.

Összes e-mailes értesítésre feliratkozott téma

A Google Csoportok alkalmazásában rákereshetsz témákra, és ezeket követheted is. Amennyiben feliratkozol egy-egy ilyen lehetőségre, a beállítások ezen opcióján keresztül bármikor elérheted a különböző beszélgetéseket.

Megjelenítési nyelv változtatása

Ezt mindenképp érdemes megjegyezned, hiszen így közvetlenül két kattintással módosíthatod a program nyelvét, és így nem kell „feleslegesen” máshova navigálnod. Könnyedén beállíthatod a kívánt nyelvet, és amennyiben szeretnéd, megadhatod az alkalmazásnak, hogy minden esetben ezt az opciót használja.

Beállítások

Amennyiben a jobb oldali gombra kattintasz, a megjelenést és a program egyedi beállítási funkcióit érheted el.

A Megjelenítési sűrűség

Amennyiben sűríteni vagy ritkítani szeretnéd a bal oldali menüsor sortávolságát, akkor ezek közül az opciók közül kedvedre válogathatsz. Az automatikus, kényelmes, közepes és kompakt nézet négy különböző megjelenést tesz lehetővé, így könnyedén rátalálhatsz a kedvencedre.

Súgó és visszajelzés

A Google Csoportok programja talán még számodra is rejt néhány érdekes dolgot. Amennyiben a kérdéseidre nem kaptál választ a cikksorozatomban, itt elérheted a program súgóját. Illetve szintén itt találod a visszajelzés opcióját, amely lehetővé teszi, hogy megírd a véleményedet.

Interaktív bemutató

Ha kíváncsi vagy a program egyes elemeire, és ezeket egy gyárilag beállított interaktív „videó” segítségével ismernéd meg, akkor itt megtalálod ennek lehetőségét. Ezzel menüpontról menüpontra végignézheted a teljes programot, így garantáltan nem érhet majd soha meglepetés.

Billentyűkódok

Ha szeretnél kicsit gyorsítani a szerkesztésen, akkor érdemes megjegyezned néhány igen hasznos billentyűkombinációt. Ezekkel sok időt megspórolhatsz magadnak, és egyszerűbb lesz a szerkesztés is.

A leggyakrabban használtak:

• Shift+j – régebbi olvasatlan téma
• Shift+k – újabb olvasatlan téma
• Shift +n – következő olvasatlan bejegyzés
• Shift+p – előző olvasatlan bejegyzés
• Shift+a – megjelölés olvasatlanként
• Shift+c – új téma indítása
• Shift+s – kiválasztott téma vagy bejegyzés megcsillagozása
• g majd utána c – új csoport létrehozása

Témák

A beállítások utolsó opciója lehetővé teszi, hogy a Google csoportok oldaladat egyedivé tedd. Válaszd a számodra szimpatikus lehetőséget, hogy saját oldalad mindig neked tetsző módon üdvözöljön.

 

A Google alkalmazásai nagyban megkönnyítik az irodai munkát, egyszerűsítik a kommunikációt, a szervezést és a kapcsolattartást. Cikksorozatomban részletesen bemutattam néhány applikációt, amelyekkel te is könnyen megoldhatod a rád váró feladatokat.

Tetszett a cikk? Oszd meg, véleményezd itt alul.

Sokan úgy képzelik, hogy egy irodában dolgozva az ember egész nap unatkozik. Néha felveszi a telefont, átad egy-egy üzenetet, de a nap nagy részében csupán a körmeit reszeli. Nem hárul rá nagy felelősség és nincsenek komoly feladatai.

Ez azonban igen távol áll a valóságtól

Az irodai munka nagy felelősséggel jár, hiszen sokszor rengeteg dolog múlik az adatok helyes kezelésén, az iktatáson vagy éppen egy fontos üzenet átadásán. Egy irodában nem nagyon van idő unatkozni sem, hiszen mindig meg lehet találni a tennivalót – legyen az egy új táblázat szerkesztése vagy egy előadás előkészítése.

És persze ott vannak a közös feladatok is

Az irodában nem ritka ugyanis, hogy más munkatársakkal együtt kell dolgoznod. A konferencia vagy a meeting megszervezése és előkészítése, illetve egy kimutatás megírása általában több emberes munka. Ebben az esetben természetesen elengedhetetlen a folyamatos kapcsolattartás, az elkészült feladatok megosztása, a további teendők egyeztetése.

És ehhez nyújt remek lehetőséget az internet

Hiszen a személyes találkozások általában nem megoldhatóak, legalábbis nem naponta többször.

Egy másik opció lehetne a telefonos egyeztetés, ami azonban szintén igen problémás. Így egyszerre csak egy emberrel tudsz egyeztetni, ezért a több fős csoportmunka megbeszélése igencsak elhúzódik, ha azt ilyen formában intézed.

A harmadik lehetőség az internet, amely remek lehetőségeket kínál az együttműködésre. Az e-mail megírása például a lehető legjobb megoldás, hiszen így egy üzenetben összegezheted a fontos információkat, és ezt akármennyi embernek egyszerre elküldheted. Csupán annyi a dolgod, hogy a címzettekhez mindenkit hozzáadsz, így a küldés gombra kattintva nyugodtan dőlhetsz hátra, tudván, hogy mindenki megkapja a levelet.

De van, hogy hiba kerül a rendszerbe

A csoportos e-mail elküldésekor gyakran megesik ugyanis, hogy a „Válasz mindenkinek” gomb helyett csupán a válaszra kattintunk. Így sokszor észrevétlenül megakasztjuk a munka elvégzését, hiszen általában csak később derül ki, hogy a levél nem minden címzetthez ért célba. Persze ez nem minden esetben fordul elő, de elég egyszer elkövetni a hibát, és könnyen megeshet, hogy emiatt valaki nem tud tovább haladni.

Érdemes tehát inkább kikerülni a problémát.

De mégis hogyan?

A megoldás a Google alkalmazásai között rejlik. A Google Groups szolgáltatás keretében on-line csoportot hozhatsz létre, így nem fog többé gondot okozni a „Válasz mindenkinek” gomb. Ez a csoport lényegében egy levelezőlista, amelynek saját elérhetősége van, így ha ide címezve küldesz levelet, akkor biztos lehetsz benne, hogy azt minden listatag automatikusan megkapja majd.

Milyen előnyei vannak a Google Groups-nak?

A legnagyobb előny természetesen a könnyű kezelésben rejlik, hiszen többé nem kell minden címzettet külön megjelölni, elég csupán egy helyre elküldeni a levelet.

De emellett további pozitívumai is vannak a lehetőségnek.

• Csupán néhány kattintás szükséges a csoport létrehozásához.
• Bárkit, aki e-mail fiókkal rendelkezik, felvehetsz a csoporttagok listájába.
• A csoport összetételét bármikor megváltoztathatod, lehetőséged van új tagok felvételére, illetve a korábbiak törlésére egyaránt.
• Több típusú csoport létrehozása is lehetséges.
• A több különböző beállítási opció segítségével könnyen megalkothatod az ideális csoportot.
• Adminisztrátorként megszűrheted a listára érkező leveleket – ez csupán beállítás kérdése.
• Az összes csoportot – amelynek tagja, illetve tulajdonosa vagy – egy felületen elérheted. Ennek köszönhetően egy helyen megtalálod az összes, a csoportok címére továbbított levelet.
• A Google Groups felületén egyszerűen áttekintheted a tagságaidat, ezek között kereshetsz, illetve kedvencnek jelölhetsz egyes csoportokat.
• Üzenetet nem csak az e-mail fiókodból küldhetsz, hanem a Google Groups oldalán keresztül is.
• Saját felhasználó nevet lehet megadni, így a csoporton belül akár mindenkinek lehet „álneve”.

Mindebből jól látszik, hogy rendkívül hasznos a csoport létrehozása, amennyiben a munkatársaiddal közös projektbe kezdetek. Ennek pozitívumai természetesen minden munkavégzésnek előnyére válik, éppen ezért hasznos az on-line közösség létrehozása

De mégis hogyan kell létrehozni egy csoportot? Milyen beállítási lehetőségek kínálkoznak tulajdonosként és tagként? Milyen lehetőségek rejlenek még a programban? Mindezekről a cikksorozatom többi részében részletesen olvashatsz majd.