Címke: tipp

Az irodai munka margójára

Az irodai munka margójára

Az irodai munkának megvannak a maga szépségei. Nincs jelent komoly fizikai megterhelést, hiszen ebben a munkakörben inkább az agytekervényeidet kell megmozgatnod. A nap nagy részét a számítógép előtt töltheted, így kiélvezheted az ülőmunka előnyeit. Kamatoztathatod a szervezési kompetenciáidat, és mindennap lehetőséged van valamilyen kreatív ötlettel előrukkolni.

De azért vannak nehézségek is.

Valljuk be őszintén, hogy ez a munka igazából nem egyszerű. Sok dologra kell egyszerre odafigyelni, egy adott helyzetben gyakran többféle kompetenciára is szükség van. És ráadásul a megannyi emlékeztető olykor szabályosan elborítja az asztalt. A kis színes cetlik egy ideig teljes mértékben követhetőek, de az egyensúly könnyen eltolódhat a káosz irányába.

És ilyenkor minden borul.

Ekkor nem csak az asztalon korábban kialakított katonás rendnek mondhatsz búcsút, hanem a saját rendszerednek is. A papírok elkeverednek, az emlékeztetők hasztalanná válnak, az információk elvesznek valahol a lejegyzés és a továbbadás között tátongó szakadékban. Ekkor van csak szükség igazán a különböző kompetenciákra, a figyelemre és az káoszon való uralkodás képességére.

Vagy egy jól kialakított programra.

A modern kor megoldásai és a technika vívmányai ugyanis remek lehetőségeket tartogatnak. És ha már a számítógépen kell dolgoznod, akkor miért is ne használhatnád ki ezeket?

Korábbi cikksorozataimban ehhez nyújtottam útmutatást.

A Google különböző alkalmazásait részletesen bemutattam, hogy ezeket felhasználva könnyebbé tehesd a mindennapi munkádat. Mostani cikkemben egy rövid összefoglalást szeretnék adni, hogy így egyben is láthasd mennyi lehetőség rejlik ezekben a programokban.

 

Miért hasznosak a Google programok?

  • Az aktuálisan szerkesztett dokumentumot (legyen az szöveg, táblázat, űrlap vagy diasor) néhány kattintással megoszthatod, így akár egyszerre többen is dolgozhattok vele.
  • A program néhány percenként automatikusan ment, tehát nem kell aggódnod, hogy elveszne a munkád.
  • Az internetes tárhelynek köszönhetően a dokumentum bárhol és bármikor elérhető lesz a számodra.
  • Letölthetsz bővítményeket, így bármelyik alkalmazást egyedivé formálhatod. Minden olyan kiegészítőt megtalálhatsz, amelyekkel jobbá teheted az egyes Google programokat.

Google Dokumentum (Docs)

google-docs-logoEz a szövegszerkesztő program részben hasonlóan működik a Microsoft Office Word-höz. Éppen ezért aki ez utóbbit profin kezeli, annak nem jelenthet gondot az előbbi használata sem.

És hogy miért remek lehetőség ez az alkalmazás?

  • A Google Dokumentum-ban megtalálsz minden lehetőséget (kép beszúrás, táblázat készítés, szövegszerkesztés, tartalomjegyzék, stb.), ami a Microsoft Office Wordben is megvan.
  • A különböző opciók lehetővé teszik, hogy internetes vágólapra helyezz szöveget, ami több napon át is elérhető lesz.
  • A szöveget bármikor és bárhol tovább szerkesztheted, hiszen a Drive tárhelyedről könnyedén elérhető lesz.

Google Táblázat (Sheet)

google-sheets-logoEz a táblázatkezelő program tartalmazza a Microsoft Office Excel előnyeit, amik a Google adottságainak köszönhetően még tökéletesebbek.

  • Egyszerűen rendszerezheted az adatokat, szúrhatsz be függvényeket és készíthetsz rendkívül könnyen használható adatbázist.
  • A cellákat és azok tartalmát kedved szerint szerkesztheted, színezheted, változtathatod.
  • A már beírt adatokból űrlapot készíthetsz.
  • Több munkalapon egyszerre dolgozhatsz, amelyekből könnyedén készíthetsz összegzést.

Google Űrlapok (Forms)

Google-form-logoEz a rendkívül hasznos program lehetővé teszi, hogy gyorsan és egyszerűen készíts kérdőívet, amit rengeteg dologra felhasználhatsz. Legyen szó egy esemény utáni visszajelzésről, egy konferenciára való jelentkezésről vagy egy munkatársi felmérésről, bármikor könnyen alkalmazhatod. A különböző típusú kérdések és témák segítenek, hogy egyedi kérdőívet állíthass össze.

Google Diák

Google-slides-logoAz irodai munka során felmerülhetnek komolyabb kihívások is, mint például egy prezentáció, előadás megtartása. Ebben nyújt segítséget a Google programja, amelyben megannyi lehetőség rejtőzik. Különleges animációk, kiváló opciók, illusztrációk és egyedi témák szolgálják az egyszerű szerkesztést.

 

Az iroda koronázatlan királynője (vagy királya) szeretnél lenni? Akkor az uralom megszerzéséhez és megtartásához használd fel az erős katonaságot, a Google program-hadseregét. Ezzel a gondosan kiképzett erővel ugyanis garantáltan elérheted a célod – a parancsnokság megszerzésében pedig a korábbi cikksorozatok segítenek.

google-drive-logo

Érdekelnek hasonló cikkek ebben a témakörben? Kattints IDE!

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Google Dokumentum – Egy utazás vége

Google Dokumentum – Egy utazás vége

Ha egy utazást tervezel, akkor pontosan összeállítod a programot, hogy mindenre jusson időd. Így biztos lehetsz benne, hogy alaposan megismerheted az úticélt, és rengeteg pozitív élménnyel térhetsz haza. Egy hasonlóan megtervezett és alapos utazásra hívtalak meg néhány héttel ezelőtt, amikor belekezdtem a Google Dokumentum bemutatásába. Ennek az utazásnak most a végére érünk, de még tartogatok néhány igazán érdekes „látnivalót” a számodra. Tarts velem ma is, hogy a szövegszerkesztő világának minden részletét megismerhesd!

Google-Dokumentum

Az ismerkedést egészen elölről kezdtük, a regisztráció és a legalapvetőbb funkciók megismerésével. Ezt követően részletesen áttekintettük a menürendszert, hogy így mindig tudd, hogy merre kell indulnod. Most pedig elárulok még néhány érdekességet, amik természetesen nagyban megkönnyíthetik a Google Dokumentum használatát.

A szerkesztés lehetőségei

A menürendszer alaposan megismerhetted a korábbi bejegyzések segítségével, azonban sokszor egyszerűbb módon is szerkesztheted a dokumentumot. Közvetlenül a menürendszer alatt találod meg az eszköztárat, amelyből egy kattintással elérheted a különböző funkciókat.

Google-Dokumentum-eszkoztar

Hogy mégis miket?

Itt megtalálhatod a más szövegszerkesztőkből megszokott lehetőségeket – a betűk típusának, méretének, színének, hátterének beállítási lehetőségeit. Emellett a szöveg elhelyezése, a stílusok használata, a megjegyzés és link hozzáadás, a sorköz megváltoztatása, valamint a felsorolás elkészítése is egyszerűen elérhető.

De találhatsz két lehetőséget is, amelyek nagyban megkönnyíthetik a szerkesztést.

Ha a szövegben több helyen szeretnéd használni ugyanazt a formázást, akkor nincs szükség arra, hogy minden esetben külön-külön, egyesével elvégezd a változtatásokat. Ha már egy esetben elérted a kívánt stílust, akkor ezt egyszerűen másolhatod – csupán használd a balról negyedikként megtalálható formátum másoló „festő henger” opciót. Jelöld ki a már megszerkesztett szövegrészt, válaszd ki a hengert – ami „felveszi a festéket” –, majd kattints a formázni kívánt szóra vagy szövegrészre.

Hogy neked inkább a formázás eltüntetésére lenne szükséged? Akkor van egy másik jó tippem! Jelöld ki a formázott szót, és válaszd az eszköztér végén található „Formázás eltávolítás” gombot. Csupán egy kattintás, és a szöveg eredeti állapotba kerül.

Megosztás

A Google Dokumentum egyik legnagyobb előnye, hogy lehetőséget biztosít a megosztásra.

Hogy ez miért jó?

Mert így pár kattintással elküldheted az adott dokumentumot másoknak, akiknek különböző jogokat is biztosíthatsz. Lehetőséged van kizárólag a megtekintést engedélyezni – ebben az esetben az illető elolvashatja ugyan, de nem szerkesztheti az adott szöveget. Megoszthatod úgy is, hogy mások megjegyzést szúrhassanak be, de magán a szövegen ne alakíthassanak.

És magát a szerkesztést is engedélyezheted!

Ennek köszönhetően pedig valós időben változtathattok a szövegen. Így lesz rendkívül egyszerű a közös beszámoló megírása, a projektmunka elkészítése vagy akár egy tréning szervezése.

És mindeközben még cseveghettek is!

A Google Dokumentumot egyszerre többen is nézhetitek, és a csevegőablakban beszélhettek is egymással. Ennek köszönhetően minden kérdéses dolgot egyszerűen megvitathattok, nem lesz szükség közben telefonálásra vagy e-mail küldésére.

Billentyű kombinációk

Sokan vannak, akik nem szeretnek szövegszerkesztés közben kattintgatni. Az ő számukra nyújtanak kiváló megoldást a billentyűkombinációk, amikkel megannyi formázási lehetőség könnyen „előhívható”. Íme most néhány a leghasznosabbak közül.

  • Megnyitás: Ctrl+O
  • Visszavonás: Ctrl+Z
  • Újra: Ctrl+Y
  • Kivágás: Ctrl+X
  • Másolás: Ctrl+C
  • Beillesztés: Ctrl+V
  • Összes kijelölése: Ctrl+A
  • Kijelölés törlése: Ctrl+Shift+A
  • Keresés és csere: Ctrl+H
  • Lábjegyzet: Ctrl+Alt+F
  • Oldaltörés: Ctrl+Enter
  • Félkövér: Ctrl+B
  • Dőlt: Ctrl+I
  • Aláhúzás: Ctrl+U
  • Formázás törlése: Ctrl+\
  • Igazítás: balra – Ctrl+Shift+L; középre – Ctrl+Shift+E; jobbra – Ctrl+Shift+R; sorkizárt – Ctrl+Shift+J
  • Betűméret növelés: Ctrl+Shift+.
  • Betűméret csökkentése: Ctrl+Shift+,

Használd ki te is a Google Dokumentum megannyi lehetőségét! Vedd használatba ezt az on-line szövegszerkesztőt, és tapasztald meg a gyakorlatban mindazt, amit bemutattam. Tedd egyszerűbbé az irodai munkát – hiszen ezzel a programmal rengeteg lehetőség nyílik meg előtted, amit kár lenne kihagyni.

Érdekelnek hasonló cikkek ebben a témakörben? Kattints IDE!

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Google Drive: tárhely mindenkinek

Google tárhely mindenkinek

Előfordult már veled, hogy hirtelen elromlott a laptopod és az összes tárolt adatod egyik pillanatról a másikra semmivé vált? Szükséged lett volna egy fájlra a számítógépedről, de éppen nem voltál gépközelben? Vagy esetleg szeretnél nagyobb fájlokat is megosztani az ismerőseiddel? Akkor számodra is tökéletes megoldás a Google Drive. Ne hagyd, hogy a technika kibabráljon veled, hiszen ez a lehetőség mindenki számára adott.

Google-Drive-tarhely

A Google Drive a fájlok tárolására, szinkronizálására, szerkesztésére, megosztására és létrehozására megalkotott szolgáltatás. Ez néhány évvel ezelőtt, 2012-ben indult be, és azóta már rengetegen fedezték fel az előnyeit. Megannyian élnek a lehetőséggel, hogy így kevesebb problémájuk legyen a „technika ördögével”.

De mégis milyen előnyei vannak a Google Drive-nak?

  • Az on-line tárhely mérete 15 GB, tehát igen nagy fájlok tárolására is alkalmas. Ha kinőnéd az ingyenes keretet, akkor havi kb. 500 Ft-ért 100 GB, havi 2.800 Ft-ért pedig 1 TB tárhelyet is bérelhetsz.
  • Bármilyen formátum feltölthető, a rendszer ugyanúgy tudja kezelni a képet, hangot, videót, valamint a táblázatokat és a dokumentumokat is.
  • A Goggle Drive-ban létrehozhatsz mappákat, így kiválóan rendszerezheted a különböző fájlokat és dokumentumokat.
  • Lehetőség van különböző dokumentumok létrehozására is. Ezeket megoszthatod másokkal, így egyszerre többen is szerkeszthetitek őket. Ez kiváló pl. bármilyen szervezési munkálatok esetén.
  • A szolgáltatás okostelefonra vagy számítógépre is letölthető. Ebben az esetben létrejön egy különleges mappa, és minden egyes ebbe mentett vagy másolt fájl automatikusan szinkronizálódik.
  • A Drive szolgáltatásának hála lehetővé vált nagyobb kiterjedésű fájlok továbbítása és megosztása. Lényegében szinte „bármekkora” dokumentumot csatolhatsz egy-egy e-mailhez.
  • A Drive-ra feltöltött fájlokat megoszthatod az ismerőseiddel, munkatársaiddal – őket e-mailben meghívva, vagy számukra egy direkt linket elküldve.

Hogyan lehet valakinek Google Drive-ja?

Ahhoz, hogy te is tulajdonosa lehess ennek a remek lehetőségnek, lehet, hogy semmit nem kell tenned.

google-drive-logo-2014

Ha van már érvényes Gmail postafiókod, akkor a szolgáltatás bárhol és bármikor elérhető a számodra. Csupán be kell lépned a levelezőrendszerbe, és onnan el tudsz navigálni a Drive-ba – a jobb felső sarokban található alkalmazások ikonra kattintva nyithatod meg.

Ha még nincsen postafiókod, akkor hozz létre egyet. Ez csupán néhány kattintásba kerül, és utána megnyílik számodra a Google ezen szolgáltatása is.

Milyen lehetőségek rejlenek a Google Drive tárhelyben?

A legalapvetőbb lehetőség, hogy erre a felületre bármilyen dokumentumot felmásolhatsz a saját gépedről. Lényegében a felhőben létrehozhatsz egy saját mapparendszert, amelybe felmásolhatod mindazt, ami a gépeden megtalálható, így a laptopod károsodása esetén nem kell aggódnod a dokumentumaid épségéért.

A Drive-on belül létrehozhatsz magad is dokumentumokat, méghozzá megannyi típusút. Akár szöveget, táblázatot, diasort (prezentációt), kérdőívet és űrlapot, rajzot vagy térképet is. Ezeket a rendszer folyamatosan automatikusan menti a szerkesztés közben, ezért nem kell ezért aggódnod, hogy esetleg eltűnnének a frissen hozzáadott információk.

Minden feltöltött, vagy létrehozott dokumentumot meg tudsz osztani az ismerőseiddel. Így egyszerre többen is szerkeszthetitek, hozzáadhattok tartalmat. Ez remek lehetőség abban az esetben ha közösen szerveztek egy programot, vagy esetleg bármilyen egyetemi vagy munkahelyi dokumentumot kell együtt létrehoznotok.

De mégis mi a Google Drive-ban rejlő legjobb lehetőség?

Letöltheted a telefonodra, tabletedre vagy laptopodra a szolgáltatást. Így automatikusan létrejön egy megosztási mappa. Minden egyes fájl, amit ebbe belemásolsz, vagy ide áthelyezel, a rendszer automatikusan szinkronizál. Hogy ez mit jelent?

Amint az eszköz internet közelbe jut, a fájlok automatikusan felkerülnek az on-line tárhelybe. Tehát a dokumentumaid akkor is nálad lehetnek, ha éppen nincs nálad pl. a tableted. Nem kell hosszú útra magaddal vinned a számítógépedet, egy konferencián nem szükséges, hogy nálad legyen a saját géped. Ugyanis az interneten bármikor elérhetővé válnak azok az adatok, amelyeket a gépeden lévő mappába másoltál.

A Google Drive-nak megannyi előnye van. Következő cikkeimben részletesen bemutatom az on-line tárhely lehetőségeit, a különböző dokumentumokat és a beállítási lehetőségeket. Ha te is szeretnéd biztonságban tudni a különböző tartalmaidat, akkor látogass vissza az oldalra.

Érdekelnek hasonló cikkek ebben a témakörben? Kattints IDE!

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Beállítások a Google Plus ban

Minden, amit tudni akartál a Google Plus ról 3.

A különböző beállítások

Mint minden program és alkalmazás, a Google Plus esetében is felmerül a kérdés – milyen funkciókra van lehetőség? Hogyan és mit érdemes beállítani, hogy a profilunk megfelelően védett legyen, és minden a terveinknek megfelelően történjen? Íme most a legfontosabb lehetőségek, amelyekkel te is könnyedén egyedivé teheted a felületet, hogy az minden igényedet kielégítse.

Google-plus-beallitasok

Az elérési útvonal

Korábbi cikkemben bemutattam, hogy hogyan hozhatsz létre saját fiókot. Amint ez megtörtént, a beállítások könnyen elérhetővé válnak a főmenüből.

Ha nem olvastad még a korábbi cikkeket, akkor megtalálod ITT és ITT.

Amennyiben a Gmail postafiókon keresztül lépsz be a Google Plus felületére, akkor a jobb felső „Alkalmazások” ikonra kattintva érheted el a G+-t. Ekkor a bal felső sarokban látod majd a Google, alatta pedig a Kezdőlap feliratot. Ez utóbbi fölé vezetve az egeret láthatóvá válik a teljes menüsor – amiben a beállításokat is megtalálhatod.

Az egyedi beállítások lehetőségei

  1. Kapcsolat

Rögtön az első lehetőségként beállíthatod, hogy ki léphet veled kapcsolatba. Lekorlátozhatod azoknak a személyeknek a körét, akik értesítést küldhetnek neked, és akik hozzászólhatnak a tartalmaidhoz. Így elérheted, hogy ne váljon minden tartalom abszolút nyilvánossá, és ennek köszönhetően azokkal kapcsolatban érkeznek majd értesítések, amelyek valóban érdekelnek.

  1. Megosztott ajánlások

Ez az opció lehetőséget biztosít arra, hogy az ismerőseid által megosztott ajánlások alapján ismerj meg bizonyos dolgokat. Például amikor éttermet keresel, akkor megjelenik számodra, ha egy, a köreidbe tartozó ember megosztotta az adott helyet.

Amennyiben engedélyezed ezt az opciót, akkor a Google az engedélyeddel közzé teszi a véleményedet, és azt az ismerőseid fotóval együtt láthatják. Ezek az információk a hirdetések esetében is megjelenhetnek, amennyiben engedélyezed a közzétételt. A megosztott ajánlásokban megjelenő név és fotó minden esetben a Google Pluson általad választott nyilvános profilnév és profilfotó lesz.

  1. Értesítések

Lehetőséged van beállítani egy elsődleges címet, ahova az értesítésekkel kapcsolatos e-mailek érkezhetnek.

A Google felületét használva több típusú alkalmazással kapcsolatban is kaphatsz értesítést. Beállíthatod, hogy melyik esetben szeretnél e-mailes és melyik esetben telefonos (vagy esetleg mindkettő, vagy inkább egyik sem) üzenetet kapni. Ezt az opciót mindenképpen érdemes egyedivé tenni, hiszen így elkerülheted a felesleges levelek érkezését.

  1. Alkalmazások és tevékenységnapló kezelése

Amennyiben bármilyen alkalmazásba a saját Google profiloddal jelentkezel be – legyen az játék vagy szolgáltatás – a G+ beállítási oldalán ezeket is egyedivé teheted. Különböző köröknek teheted láthatóvá, amikor épp bejelentkezel az adott alkalmazásba, de akár azt is beállíthatod, hogy csak te tudj erről.

A G+ felületén végzett tevékenységekről is tájékozódhatsz. Ezek nyilvánosságát és megosztási körét állíthatod be, így téve egyedivé a tartalmakat.

  1. Körök

A Google Plus felületén az ismerőseidet különböző körökbe sorolhatod, így téve egyszerűbbé a felület kezelését, az üzenetek elküldését. Lehetőséged van beállítani, hogy a hírfolyamban közzétett tartalmak alapvetően mely körök számára legyenek láthatóak.

  1. Fotók és videók

Minden egyes feltöltött videó és fotó esetében lehetőséged van egyedi beállításokat megadni, azonban a főmenüből elérhető helyen végezheted el a legalapvetőbb dolgokat. Beállíthatod, hogy

  • megjelenjen-e a tartózkodási helyed,
  • letölthető legyen-e a megosztott tartalom,
  • felhasználhatja-e a Google a fotódat a hirdetésekhez,
  • fotóidat teljes méretben töltse-e fel a rendszer, illetve, hogy
  • mindezek megjelenjenek-e a Driveben.
  1. Profil

Végezetül itt végezheted el a különböző beállításokat a profiloddal kapcsolatban is. Erre érdemes némi időt szánnod, hogy megbizonyosodj arról, hogy minden megfelelő legyen.

A beállításokra minden alkalmazás és szolgáltatás esetében érdemes néhány pillantást vetni, és végigszaladni a különböző lehetőségeken. A Google Plus Beállítás menüpontja is rendkívül hasznos, hiszen ez teszi lehetővé, hogy a teljes felületet egyedivé tehesd. Használd bátran ezt a lehetőséget, hogy ne érhessenek kellemetlen meglepetések.

Érdekelnek hasonló cikkek ebben a témakörben? Kattints IDE!

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Gmail: mappák helyett címkék

Színesnek áll a világ, Gmail címkék a könnyű rendszerezéshez

Megannyi levél érkezhet naponta az e-mailes postafiókodba. Valószínűleg feliratkoztál több hírlevélre is, hogy így a lehető legtöbb dolgot tudhasd meg a téged érdeklő dolgokról. Emellett a barátaid, a főnököd és az egyéb online felületek is folyamatosan bombáznak a levelekkel. Mindennek „köszönhetően” a nap végére egy hatalmas káosszal találod szembe magad. De van egy jó hírem! A Gmail funkciói lehetővé teszik, hogy egyszerűen rendszerezd a leveleidet a címkék használatával.

Gmail-cimke

Talán találkoztál már olyan emberrel, aki úgy tart rendet a fiókjaiban és a szekrényeiben, hogy feliratozza az egyes dobozokat. Különböző színű, méretű és formájú címkéket gyárt, hogy így könnyen és gyorsan megtalálhassa a fontos dolgokat. Képzeld, mindez a Gmailben is lehetséges!

A Gmail címkék használata

A különböző leveleket bárki könnyedén elláthatja a különböző címkékkel, ehhez nincs szükség másra, mint az adott levél kijelölésére és a „címke” Cimkeikonra kattintásra. Az így legördülő opciók közül könnyen választhatod ki a megfelelőt, de akár gyorsan készíthetsz újat is. Ezzel könnyedén csoportosíthatod az egyforma témájú vagy feladójú leveleket.

Mi az előnye a címkézésnek?

Röviden megfogalmazva: könnyedén rendet tudsz tartani a levelek között. De persze emellett további pozitívumai is vannak a lehetőségnek.

  • Sokkal könnyebb lesz visszakeresni egy-egy e-mailt. Ugyanis ha rákattintasz az adott címkére, akkor egyből megjelenik az összes, ezzel ellátott leveled.
  • Gyorsan leszűkítheted a leveleket egy bizonyos témára. Ezek beállításait egyszerre módosíthatod (összes kijelölése opció segítségével), vagy akár néhány kattintással törölheted a felesleges témákat.
  • Kiváló rendszert alakíthatsz ki, hiszen a címkéket különböző színűre készítheted. Így rendkívül színes, de könnyen átlátható megoldást készíthetsz.

Mindezeknek köszönhetően sokkal jobbá teheted a postafiókodat, egyedivé és átláthatóvá alakíthatod. És a legjobb az egészben, hogy mindehhez csupán néhány kattintásra van szükséged. Esetleg kíváncsi vagy arra, hogy lehetne mindezt még egyszerűbbé tenni? Akkor látogass vissza később, hiszen következő cikkeimben további hasznos tippeket árulok majd el.

Tartasz tőle, hogy ismeretlenek belenéztek a levelezésedbe? Olvasd el EZT a cikket!

A témához kapcsolódó további bejegyzéseket ITT olvashatod.

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!