Google Csoportok: A csoport testre szabása

Google Csoportok (Google Groups) – A csoport testre szabása

A közhiedelemmel ellentétben az irodai munka nem egyszerű. Sok esetben egyszerre több dologra is oda kell figyelni, és persze szükség van az adatok pontos rendszerezésére – tehát mindent ügyesen kézben kell tartani. Mindezekhez jól jön néhány kompetencia, többek között a kiváló koncentráló képesség és a kreativitás.

De a számítógépes programok is hasznosak

Jóval egyszerűbbé és könnyebbé tehetik a munkavégzést a különböző lehetőségek, amelyeket éppen ezért mindenképp hasznos megismerni. A Google egyes programjai között több remek alkalmazást is találhatsz, amelyek egytől egyig a segítségedre lehetnek. Az adatok kezelése, az iktatás, a meghívók tervezése vagy a kérdőívezés mind egyszerűbbé válik, ha megismered a megfelelőt.

És a kommunikáció megkönnyítéséhez is találsz lehetőséget

A Google Csoportok (Google Groups) felületén különböző típusú csoportokat hozhatsz létre, amelyek egyszerűbbé teszik a kapcsolattartást. Ahhoz, hogy rátalálj a számodra ideális megoldásra, mindenképp érdemes alaposan megismerned a program rejtelmeit – és ebben segít a cikksorozatom. Ez idáig áttekintettük az első lépéseket és a csoport létrehozásának menetét.

Most pedig folytatjuk ezt a közös felfedezőutat

A csoport megismerése

A létrehozott csoportod beállításait, leírását és részleteit néhány kattintással könnyedén ellenőrizheted.

  1. Keresd fel https://groups.google.com/ oldalt.
  2. A bal oldali menüsorban megleled a legutóbb megtekintett csoportok listáját – ebből válaszd ki azt, amelyiket ellenőrizni szeretnéd. Amennyiben itt nem találod meg, akkor a menüsor tetején válaszd a „Saját csoportok” opciót, hiszen itt az összes általad használt, kezelt és létrehozott csoportot áttekintheted.
  3. Kattints a keresett csoportra.
  4. A megnyíló oldalon megtalálod az elindított témákat, amelyek között kedvedre keresgélhetsz. A jobb felső sarokban megbújó „Névjegy” opciót választva pedig megtekintheted a csoport részleteit.

És ha már rábukkantál erre, akkor lássuk, hogyan tudod igazán egyedivé alakítani.

A csoport testre szabása

A jobb felső sarokban találod a „Kezelés” menüpontját, ahol minden szükséges lehetőséget meglelhetsz.

1. Tagok

Ide érdemes ellátogatnod, ha szeretnéd áttekinteni a csoporthoz tartozók elérhetőségét, vagy ha változtatnál az összetételen, felvennél vagy letörölnél tagokat. Szintén itt tekintheted meg a kiküldött meghívókat, illetve azoknak a listáját, akik jelezték számodra, hogy szívesen kapcsolódnának a csoporthoz.

2. Üzenetek

Ha van olyan levél, amely egyelőre nem vált nyilvánossá a listán (pl. adminisztrátorként jóvá kell hagynod ennek kiküldését), akkor ezen üzeneteket itt találhatod meg.

3. Beállítások

    1. E-mail beállításai: Lehetőséged van tárgy előtagot beállítani, illetve az e-mail automatikus láblécének szövegét módosítani. Ezek mellett változtathatsz a válasz küldésének opcióján is, így megadhatod, hogy a listatagok reakciói kihez jussanak el.
    2. Azonosítás: A tagok nevének megjelenésével kapcsolatos beállítási lehetőségeket találod ennél az opciónál.
    3. Moderálás: Ha úgy érzed, hogy a listának szükséges van a folyamatos ellenőrzésre, akkor kapcsold be a moderálás lehetőségét. Így az erre kijelölt emberek (általában az adminisztrátor) engedélye nélkül semmilyen üzenet sem érkezhet meg. Szintén itt adhatod meg, hogy mi történjen a Spamnek vélt levelekkel.
    4. Címkék: Ennek a funkciónak abban az esetben veheted hasznát, ha a közös listára érkező levelekhez szeretnél címkéket készíteni. Amennyiben nem levelezőlistát, hanem valamilyen fórumot használtok, ajánlott ennek bekapcsolása, hiszen így könnyen és gyorsan körvonalazhatóak a témakörök.
    5. Kategóriák: Ennek, akárcsak az előzőnek, a különböző fórumok esetében veheted nagy hasznát. Így adott esetben a tagoknak jelezniük kell, hogy mely témához akarnak hozzászólni, így könnyen követhető lesz a beszélgetés.

Az irodai munka során, bár ez valóban egy bonyolult és kihívásokkal teli feladatkör, lehetőséged nyílik a teendők egyszerűsítésére. Ebben nyújtanak segítséget a Google egyes alkalmazásai, a kommunikációban például a Google Csoportok (Google Groups) lehet a segítőtársad. Ismerd meg a program minden részletét, és garantáltan kihasználhatsz minden benne rejlő lehetőséget.

Tetszett a cikk? Oszd meg, küld tovább, véleményezd itt alul!

13 hozzászólás a(z) “Google Csoportok: A csoport testre szabása” bejegyzéshez

  1. Puskás Marianna

    Kedves Irodatündér!

    Tagja vagyok egy “katima” nevő googlegroups csoportnak. A “saját csoportjaim” oldalon viszont ez nem jelenik meg – tehát nem tudom módosítani a beállításokat.
    A csoporttól kapott levelek alján viszont sajnos nem szerepel a leiratkozási lehetőség.
    Válaszotokat előre is köszönöm!

    Válasz
    1. Kovary Orsolya Szerző

      Kedves Marianna,
      sajnos nem tudom megmondani, hogy miért. Valószínűleg a csoport adminisztrátora beállított valamit, ami ezt okozza.

      Válasz
  2. Veronika

    Kedves Orsolya!

    Olyan problémám lenne, hogy létrehoztam egy csoportot, csak az a gond, aki ír a listára, az nem látja a saját üzenetét. Ezt hogy tudnám orvosolni? Van egy másik levelezőlista is, amit kezelek, ott nem volt gond, bár azt nem én hoztam létre, de ugyanolyan beállításokkal készítettem az új csoportot is Előre is köszönöm a választ!

    Üdv:

    VEronika

    Válasz
    1. Kovary Orsolya Szerző

      Kedves Veronika,
      A Google Csoport levelek rendszerint nem az elsődleges levelek közé érkeznek, hanem a Közösségibe. Ott is nézte ez a csoporttag?

      Válasz
  3. Maja

    Kedves Orsolya,
    olyan személyt is meghívhatok a csoportba, aki nem rendelkezik google fiókkal?

    Válasz
    1. Kovary Orsolya Szerző

      Kedves Maja,

      igen, Google fiók nélkül is lehet használni. Ő nyilvánvalóan nem tud majd a webes felületen belépni a csoport felületére, de ha e-mailt küld, az megérkezik a csoportba, és ő is megkapja majd a csoportba érkező leveleket.

      Kőváry Orsolya

      Válasz
  4. Macsala Ágnes

    Kedves Orsolya!
    Kaptam egy Google groups csoportba meghívót a freemailemre. De nem tudok belépni. A meghívást elfogadtam. Tag vagyok. Olyan mondta,aki szintén tagja a csoportnak.Ő látott a tagok között.A groups keresőbe beírom a csoport nevét,de azt írja 0 talàlat. Pedig tuti,hogy van. Ha máshogy próbálok belépni,akkor még azt írja,hogy meghívásos rendszerű és csak akkor tudok belépni,ha tag vagyok. Hogy tudnék belépni a csoportba,ahol tag vagyok?

    Válasz
    1. Kovary Orsolya Szerző

      Kedves Ágnes!

      A Google Csoportba webes felületen belépni csak Google fiókkal lehet, egyébként csak a nyilvános üzeneteket lehet elolvasni. Elképzelhető, hogy ez egy zárt csoport.
      A csoport tagja lehet freemail-es e-mail címmel is, de akkor csak e-mailben kapja meg a csatlakozás utáni üzeneteket, illetve küldeni tud a saját e-mail fiókjából a csoport címére.

      Ha nem ragaszkodik a freemail-hez, én javaslom, hogy térjen át a Gmail használatára, sokkal megbízhatóbb és a freemail-es címére kapott e-mailjeit is át lehet irányítani. Nekem is így működik már több, mint 10 éve.

      Remélem, segítettem.
      Kőváry Orsolya

      Válasz
  5. Ági

    A googlegroups-os csoport egyik tagjának érkező összes levelet automatikusan továbbítani szeretném a csoportnak.
    A gmail továbbítás megadásnál kiküldött kód azonban nem érkezik meg a csoportnak.
    Mit tegyek?
    Agi

    Válasz
    1. Kovary Orsolya Szerző

      Kedves Ági,

      én is kipróbáltam, valóban nem érkezik meg a kód. Tartok tőle, hogy csak privát e-mail címre lehet továbbítást beállítani, csoport címre nem.
      Találtam egy 4 évvel ezelőtti megoldást, mely szerint az ilyen kódot tartalmazó e-mailek a csoport spam mappájába érkeznek, ahol engedélyezni lehet, de kipróbáltam és ott sem találtam a kódos levelet. Sajnos úgy néz ki, már ezzel sem lehet kikerülni.

      Kőváry Orsolya

      Válasz
  6. Huszár Attila

    Kedves Orsolya!

    Ha tud kérem adjon tanácsot. Google csoport admin vagyok. Felvettem tagokat. Az egyik tag adatait szeretném módosítani, mert változott a neve. Ezt hogyan tudom megtenni? Hiába lépek a Tagok/Az összes tag/érintett tag adatlapjára nem engedi módosítani a nevét.

    Előre is köszönöm fáradozását.
    Üdvözlettel: Huszár Attila

    Válasz
    1. Kovary Orsolya Szerző

      Kedves Attila,
      törölje a tagot, és vegye fel az új nevével.

      Kőváry Orsolya

      Válasz

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.