Google Csoportok: Az on-line közösség előnyei

Sokan úgy képzelik, hogy egy irodában dolgozva az ember egész nap unatkozik. Néha felveszi a telefont, átad egy-egy üzenetet, de a nap nagy részében csupán a körmeit reszeli. Nem hárul rá nagy felelősség és nincsenek komoly feladatai.

Ez azonban igen távol áll a valóságtól

Az irodai munka nagy felelősséggel jár, hiszen sokszor rengeteg dolog múlik az adatok helyes kezelésén, az iktatáson vagy éppen egy fontos üzenet átadásán. Egy irodában nem nagyon van idő unatkozni sem, hiszen mindig meg lehet találni a tennivalót – legyen az egy új táblázat szerkesztése vagy egy előadás előkészítése.

És persze ott vannak a közös feladatok is

Az irodában nem ritka ugyanis, hogy más munkatársakkal együtt kell dolgoznod. A konferencia vagy a meeting megszervezése és előkészítése, illetve egy kimutatás megírása általában több emberes munka. Ebben az esetben természetesen elengedhetetlen a folyamatos kapcsolattartás, az elkészült feladatok megosztása, a további teendők egyeztetése.

És ehhez nyújt remek lehetőséget az internet

Hiszen a személyes találkozások általában nem megoldhatóak, legalábbis nem naponta többször.

Egy másik opció lehetne a telefonos egyeztetés, ami azonban szintén igen problémás. Így egyszerre csak egy emberrel tudsz egyeztetni, ezért a több fős csoportmunka megbeszélése igencsak elhúzódik, ha azt ilyen formában intézed.

A harmadik lehetőség az internet, amely remek lehetőségeket kínál az együttműködésre. Az e-mail megírása például a lehető legjobb megoldás, hiszen így egy üzenetben összegezheted a fontos információkat, és ezt akármennyi embernek egyszerre elküldheted. Csupán annyi a dolgod, hogy a címzettekhez mindenkit hozzáadsz, így a küldés gombra kattintva nyugodtan dőlhetsz hátra, tudván, hogy mindenki megkapja a levelet.

De van, hogy hiba kerül a rendszerbe

A csoportos e-mail elküldésekor gyakran megesik ugyanis, hogy a „Válasz mindenkinek” gomb helyett csupán a válaszra kattintunk. Így sokszor észrevétlenül megakasztjuk a munka elvégzését, hiszen általában csak később derül ki, hogy a levél nem minden címzetthez ért célba. Persze ez nem minden esetben fordul elő, de elég egyszer elkövetni a hibát, és könnyen megeshet, hogy emiatt valaki nem tud tovább haladni.

Érdemes tehát inkább kikerülni a problémát.

De mégis hogyan?

A megoldás a Google alkalmazásai között rejlik. A Google Groups szolgáltatás keretében on-line csoportot hozhatsz létre, így nem fog többé gondot okozni a „Válasz mindenkinek” gomb. Ez a csoport lényegében egy levelezőlista, amelynek saját elérhetősége van, így ha ide címezve küldesz levelet, akkor biztos lehetsz benne, hogy azt minden listatag automatikusan megkapja majd.

Milyen előnyei vannak a Google Groups-nak?

A legnagyobb előny természetesen a könnyű kezelésben rejlik, hiszen többé nem kell minden címzettet külön megjelölni, elég csupán egy helyre elküldeni a levelet.

De emellett további pozitívumai is vannak a lehetőségnek.

  • Csupán néhány kattintás szükséges a csoport létrehozásához.
  • Bárkit, aki e-mail fiókkal rendelkezik, felvehetsz a csoporttagok listájába.
  • A csoport összetételét bármikor megváltoztathatod, lehetőséged van új tagok felvételére, illetve a korábbiak törlésére egyaránt.
  • Több típusú csoport létrehozása is lehetséges.
  • A több különböző beállítási opció segítségével könnyen megalkothatod az ideális csoportot.
  • Adminisztrátorként megszűrheted a listára érkező leveleket – ez csupán beállítás kérdése.
  • Az összes csoportot – amelynek tagja, illetve tulajdonosa vagy – egy felületen elérheted. Ennek köszönhetően egy helyen megtalálod az összes, a csoportok címére továbbított levelet.
  • A Google Groups felületén egyszerűen áttekintheted a tagságaidat, ezek között kereshetsz, illetve kedvencnek jelölhetsz egyes csoportokat.
  • Üzenetet nem csak az e-mail fiókodból küldhetsz, hanem a Google Groups oldalán keresztül is.
  • Saját felhasználó nevet lehet megadni, így a csoporton belül akár mindenkinek lehet „álneve”.

Mindebből jól látszik, hogy rendkívül hasznos a csoport létrehozása, amennyiben a munkatársaiddal közös projektbe kezdetek. Ennek pozitívumai természetesen minden munkavégzésnek előnyére válik, éppen ezért hasznos az on-line közösség létrehozása

De mégis hogyan kell létrehozni egy csoportot? Milyen beállítási lehetőségek kínálkoznak tulajdonosként és tagként? Milyen lehetőségek rejlenek még a programban? Mindezekről a cikksorozatom többi részében részletesen olvashatsz majd.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.