Egyéb kategória bejegyzései

Az irodai munka margójára

Az irodai munka margójára

Az irodai munkának megvannak a maga szépségei. Nincs jelent komoly fizikai megterhelést, hiszen ebben a munkakörben inkább az agytekervényeidet kell megmozgatnod. A nap nagy részét a számítógép előtt töltheted, így kiélvezheted az ülőmunka előnyeit. Kamatoztathatod a szervezési kompetenciáidat, és mindennap lehetőséged van valamilyen kreatív ötlettel előrukkolni.

De azért vannak nehézségek is.

Valljuk be őszintén, hogy ez a munka igazából nem egyszerű. Sok dologra kell egyszerre odafigyelni, egy adott helyzetben gyakran többféle kompetenciára is szükség van. És ráadásul a megannyi emlékeztető olykor szabályosan elborítja az asztalt. A kis színes cetlik egy ideig teljes mértékben követhetőek, de az egyensúly könnyen eltolódhat a káosz irányába.

És ilyenkor minden borul.

Ekkor nem csak az asztalon korábban kialakított katonás rendnek mondhatsz búcsút, hanem a saját rendszerednek is. A papírok elkeverednek, az emlékeztetők hasztalanná válnak, az információk elvesznek valahol a lejegyzés és a továbbadás között tátongó szakadékban. Ekkor van csak szükség igazán a különböző kompetenciákra, a figyelemre és az káoszon való uralkodás képességére.

Vagy egy jól kialakított programra.

A modern kor megoldásai és a technika vívmányai ugyanis remek lehetőségeket tartogatnak. És ha már a számítógépen kell dolgoznod, akkor miért is ne használhatnád ki ezeket?

Korábbi cikksorozataimban ehhez nyújtottam útmutatást.

A Google különböző alkalmazásait részletesen bemutattam, hogy ezeket felhasználva könnyebbé tehesd a mindennapi munkádat. Mostani cikkemben egy rövid összefoglalást szeretnék adni, hogy így egyben is láthasd mennyi lehetőség rejlik ezekben a programokban.

 

Miért hasznosak a Google programok?

  • Az aktuálisan szerkesztett dokumentumot (legyen az szöveg, táblázat, űrlap vagy diasor) néhány kattintással megoszthatod, így akár egyszerre többen is dolgozhattok vele.
  • A program néhány percenként automatikusan ment, tehát nem kell aggódnod, hogy elveszne a munkád.
  • Az internetes tárhelynek köszönhetően a dokumentum bárhol és bármikor elérhető lesz a számodra.
  • Letölthetsz bővítményeket, így bármelyik alkalmazást egyedivé formálhatod. Minden olyan kiegészítőt megtalálhatsz, amelyekkel jobbá teheted az egyes Google programokat.

Google Dokumentum (Docs)

google-docs-logoEz a szövegszerkesztő program részben hasonlóan működik a Microsoft Office Word-höz. Éppen ezért aki ez utóbbit profin kezeli, annak nem jelenthet gondot az előbbi használata sem.

És hogy miért remek lehetőség ez az alkalmazás?

  • A Google Dokumentum-ban megtalálsz minden lehetőséget (kép beszúrás, táblázat készítés, szövegszerkesztés, tartalomjegyzék, stb.), ami a Microsoft Office Wordben is megvan.
  • A különböző opciók lehetővé teszik, hogy internetes vágólapra helyezz szöveget, ami több napon át is elérhető lesz.
  • A szöveget bármikor és bárhol tovább szerkesztheted, hiszen a Drive tárhelyedről könnyedén elérhető lesz.

Google Táblázat (Sheet)

google-sheets-logoEz a táblázatkezelő program tartalmazza a Microsoft Office Excel előnyeit, amik a Google adottságainak köszönhetően még tökéletesebbek.

  • Egyszerűen rendszerezheted az adatokat, szúrhatsz be függvényeket és készíthetsz rendkívül könnyen használható adatbázist.
  • A cellákat és azok tartalmát kedved szerint szerkesztheted, színezheted, változtathatod.
  • A már beírt adatokból űrlapot készíthetsz.
  • Több munkalapon egyszerre dolgozhatsz, amelyekből könnyedén készíthetsz összegzést.

Google Űrlapok (Forms)

Google-form-logoEz a rendkívül hasznos program lehetővé teszi, hogy gyorsan és egyszerűen készíts kérdőívet, amit rengeteg dologra felhasználhatsz. Legyen szó egy esemény utáni visszajelzésről, egy konferenciára való jelentkezésről vagy egy munkatársi felmérésről, bármikor könnyen alkalmazhatod. A különböző típusú kérdések és témák segítenek, hogy egyedi kérdőívet állíthass össze.

Google Diák

Google-slides-logoAz irodai munka során felmerülhetnek komolyabb kihívások is, mint például egy prezentáció, előadás megtartása. Ebben nyújt segítséget a Google programja, amelyben megannyi lehetőség rejtőzik. Különleges animációk, kiváló opciók, illusztrációk és egyedi témák szolgálják az egyszerű szerkesztést.

 

Az iroda koronázatlan királynője (vagy királya) szeretnél lenni? Akkor az uralom megszerzéséhez és megtartásához használd fel az erős katonaságot, a Google program-hadseregét. Ezzel a gondosan kiképzett erővel ugyanis garantáltan elérheted a célod – a parancsnokság megszerzésében pedig a korábbi cikksorozatok segítenek.

google-drive-logo

Érdekelnek hasonló cikkek ebben a témakörben? Kattints IDE!

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Google Diák – Készítsünk prezentációt 2.

Google Diák – Készítsünk prezentációt 2.

Reggel felkelsz, megiszod a kávéd és úgy érzed, hogy egy újabb unalmas nap vár rád. Bemész dolgozni, leülsz a számítógéped mögé és megnyitod a szükséges dokumentumokat. Rátekintesz az irathalmazra az asztalodon, és úgy gondolod, hogy sohasem fogsz a végére érni. Majd bejön a főnököd, és megkér, hogy a következő meetingen tarts előadást, amihez lehetőleg különböző kimutatásokat is használj fel.

Google-Diak-Prezentacio-2

Kétségbe esel?

Pedig nem kellene!

Egy előadás megtartása rendkívül hasznos. Kiállni mások elé, és számukra egy élvezetes prezentációt tartani – ez egy különleges kihívás, aminek legyőzése során te magad sokat fejlődhetsz. Ráadásul a felkészülés alatt garantáltan nem fogsz unatkozni.

Hogy miért nem?

Mert a különböző kimutatások elkészítéséhez használhatod a Google Táblázatok programját, amelyben színes és átlátható grafikonokat készíthetsz, akár pillanatok alatt. Ezeket kedvedre formálhatod, felhasználva a benned rejlő kreatív erőt. Rengeteg újdonságot tapasztalhatsz meg a kutatások és az információk feldolgozása közben.

Mindezekből pedig különleges prezentációt állíthatsz össze, amelyben a Google Diák alkalmazása segíthet.

Na de mégis hogyan?

Cikksorozatomban részletesen bemutatom a Google Diák prezentáció-készítő alkalmazását. Így könnyedén alkothatod meg a látványos „segédeszközt”. Korábbi írásomban bemutattam az első lépéseket, amelyek alapján egyszerűen létrehozhatod az – egyelőre – üres diasort.

És most tovább indulunk az úton!

Hogyan kezdj neki a szerkesztésnek?

  • Mielőtt nekilátnál a prezentáció elkészítésének, mindenképp alaposan nézz utána a témádnak. Mélyedj el az adatokban és fedezd fel az összefüggéseket, amelyeket másoknak meg akarsz mutatni.
  • Készítsd el az előadásod vázlatát, hogy tudd, mit is akarsz pontosan elmondani. Ehhez használhatod a Google szövegszerkesztő programját, amit akár másokkal megosztva is szerkeszthetsz.
  • Amint összeállít a fejedben (és a dokumentumban) a váz, csoportosítsd az információkat, és gondold át, hogy milyen diasort készítenél hozzá.
  • Találd ki az illusztrációt, készítsd el a szükséges grafikonokat és táblázatokat – mindezeket pedig egy mappába mentsd el.
  • Ezt követően nyisd meg a Google Diák programot és láss neki a szerkesztésnek.

A „csontváz”

A prezentáció készítésének legkönnyebb módja, ha először elkészíted a teljes, vázlatos diasort. Amint ez kész van, kezdődhet a kreatív feladat, azaz az illusztráció elkészítése és a stílus kiválasztása. Most lássuk, hogy készítheted el az előadás „csontvázát”.

Kezdő lépések

Google-Diak

Ha megnyitsz egy új diasort, akkor kezdetben az ún. Címdia fogad majd. Mint ahogy a szöveg mutatja, ezen – a megfelelő helyre kattintva – feltüntetheted a címet és az alcímet.

Haladó lépések

Az eszköztár bal szélén találsz egy plusz jelet, és mellette egy lenyíló fület.

Amennyiben csak a plusz jelre kattintasz, a program automatikus egy, az éppen aktuális diával megegyező típust fog beszúrni. Tehát ha a jelenlegi állapotban választod ezt az opciót, akkor a második is egy Cím dia lesz. Azonban ha a lenyíló fülre kattintasz, akkor más opciók közül is választhatsz. Hogy mégis milyen lehetőségeid vannak?

Diatipusok

  • Cím dia – Cím és alcím megadására alkalmas.
  • Szakaszfejléc – Az egyes fejezeteket könnyedén elválaszthatod ezzel a diával, amire egy címet kell csak felírnod.
  • Cím és szövegtörzs – A dia elnevezése mellett egybefüggő szöveg beírására van lehetőséged.
  • Cím és két oszlop – A címsor alatt két oszlopba írhatod a szöveget.
  • Csak cím – Csupán címsort tartalmazó dia.
  • Egy oszlopos szöveg – A címsornak és  szövegnek találhatsz helyet, de csak a dia egyik felén.
  • Főpont – Egy szövegdoboz található rajta, amibe egy-egy kiemelt tételmondatot érdemes feljegyezni.
  • Szakaszcím és leírás – Kettéosztott dia, ami az adott szakasz leírásához is biztosít helyet.
  • Képfelirat – Kis szövegdobozzal az alján kitűnő választás a képek beszúrásához.
  • Nagy szám – Két szövegdoboz található rajta, az egyikbe kiemelést, a másikba magyarázatot érdemes beszúrni.
  • Üres – A dián semmi nincs.

Mindezek fényében néhány kattintással elkészítheted a vázat. De hogyan öltöztesd fel? Milyen kreatív megoldásokat alkalmazhatsz? Miképp alkoss egyedi előadást? Következő cikkemben erre is fény derül.

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Kérdésed van, hozzászólnál? Itt alul tedd!

Google Dokumentum

Google Dokumentum – Egy kiváló megoldás a mindennapokra

Képzeld el, hogy van egy lehetőség, amivel minden dokumentumodat biztonságban tudhatod. Nem kell aggódnod, ha elromlik a számítógéped vagy, ha véletlen letörölnél egy fontos iratot.  Ráadásul bárhol és bármikor hozzáférhetsz, hiszen megtalálod az on-line tárhelyeden. De mi ez a lehetőség? Ez nem más, mint a Google Dokumentum. És mit kell róla tudni?

Google Dokumentum

Google Dokumentum

Ha ismered a Microsoft Office Word szerkesztési lehetőségeit, akkor a Google Dokumentum nem fog sok meglepetést okozni. Alapvetően nagyon sok hasonlóság van a kettő között, de mégis rábukkanhatunk néhány egyedi dologra. Éppen ezért érdemes alaposan elmélyedni a lehetőségben, hogy így mindig tudd, hol találod amire épp szükséged van. Ebben segítek most.

Kezdjük az alapoktól!

Hogyan tudsz létrehozni egy dokumentumot?

A Google szolgáltatásait akkor tudod igénybe venni, ha regisztrálsz. Ezt könnyedén megteheted, a www.gmail.com elérhetőségen. Itt nincs más dolgod, mint lépésről lépésre követni az instrukciókat, és ezt követően máris megnyílik előtted a Google birodalma, ahol megannyi lehetőségre bukkanhatsz.

Google-alkalmazasok

A dokumentumot két módon hozhatod létre.

Ha belépsz az újonnan létrehozott (vagy már régóta működő) Gmail fiókodba, akkor a jobb felső sarokban az alkalmazások ikonra kattintva eljuthatsz a Google Drive tárhelyhez. Itt kattints legfelső piros, „ÚJ” gombra, és válaszd ki a Dokumentum opciót.

Google-uj-dokumentum

A Drive-ra a következő linken is rátalálhatsz: drive.google.com. Itt belépve ugyanaz a teendőd, mint az előbbi esetben, a legfelső piros, „ÚJ” gombra kattintva rátalálhatsz a dokumentumra.

Az első pillantás

Ha követted az instrukciókat, akkor máris megnyílt az új Google Dokumentumod.

Elsőként nézzük végig a fejlécet.

Google-dokumentum-fejlec

A bal felső sarokban láthatod a Dokumentum ikonját. Mellette az aktuálisan megnyitott dokumentum elnevezését, ami jelenleg még „Névtelen”. Továbbnézve egy csillagot és egy mappa ikont is találhatsz. A jobb felső sarokban ellenőrizheted, hogy a saját e-mail címeddel vagy belépve, illetve itt találod megosztás lehetőségét is.

Mindezek alatt van a menüsor. A továbbiakban ezt részletesen áttekintjük majd, hogy egyszerűen megtudhasd, mit hol találsz meg.

Ezeket könnyedén el tudod rejteni, ha a szerkesztés közben zavarnának, ehhez az eszköztár végén található felfelé mutató nyílra kell kattintanod. Ezen kívül az eszköztár ugyanazokat az elemeket tartalmazza, mint a Microsoft Office Word.

Induljon a felfedezés!

Mi mire való a fejlécben?

A Dokumentumok főoldal

A korábban említett ikon a bal felső sarokban elnavigál a Dokumentumok főoldalára. Itt találhatod meg az összes szöveges doksit, amelyet vagy te hoztál létre, vagy megosztottak veled. Ez kiváló lehetőség, amennyiben valamilyen régebbi szöveget keresel.

Az elnevezés

Ahhoz, hogy nevet adj a frissen létrehozott dokumentumodnak, nem kell sokat tenned. Ugyanis a fejlécben található névrere kattintva máris gépelheted a címet. Ha innen elkattintasz, a rendszer automatikusan elmenti a változtatást.

Csillagozás

A különböző dokumentumokat elláthatod csillaggal. Hogy ez miért jó? Így megjelölheted a fontosakat, vagy az éppen aktuálisakat, amiket a Drive kezdőlapjának bal oldalán található „Csillagozott” menüpont alatt találhatsz majd meg. Így könnyedén ráakadhatsz a megjelöltekre, amiket így külön is kezelhetsz.

Mappába helyezés

Ha szeretnéd elhelyezni a frissen létrehozott dokumentumot, akkor ezt néhány kattintással egyszerűen megteheted. Kattints az oldal tetején található mappa ikonra, így megnyílik a Drive tárhelyed. Ezen belül könnyedén kiválaszthatod azt a mappát, ahova át szeretnéd helyezni a szöveget. Ez így természetesen sokkal egyszerűbb, mint a főoldalon belül.

Megosztás

Akárcsak minden más fájlt, az adott dokumentumot is van lehetőség megosztani másokkal. Erre a jobb felső sarokban található kék gombra kell kattintani. Ezen belül több lehetőség közül is választhatsz, elküldheted másoknak e-mailben a meghívót, de egy direkt linket is készíthetsz, amelyet bármilyen platformon továbbíthatsz a kiválasztottaknak.

A további beállításokra és lehetőségekre is kíváncsi vagy? Látogass vissza később az oldalra, hogy megtudhass minden hasznos információt.

Érdekelnek hasonló cikkek ebben a témakörben? Kattints IDE!

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, ajánld ismerőseidnek!

Google Drive – Fájlok rendezése

Létrehoztad? Akkor rendezd is!

A Google különböző alkalmazásai rengeteget segíthetnek a munkádban, hiszen a különböző programok kiváló lehetőségeket rejtenek. Szöveget, táblázatot, űrlapot és prezentációt egyaránt létrehozhatsz, szerkeszthetsz, megoszthatsz másokkal – mindehhez csak a megfelelő applikációt kell létrehoznod.

De mindenek előtt egy fontos lépés vár rád

A Google alkalmazások használatához regisztrálnod kell a felületre. Ne aggódj, ez csupán néhány rövid lépést jelent, de ezt követően egy egész új világ nyílik meg előtted.

  1. Keresd fel a www.google.com oldalt, a jobb felső sarokban pedig kattints a „Bejelentkezés” opcióra. Itt válaszd a regisztráció lehetőségét, és az utasításokat követve hívj életre egy felhasználói fiókot.
  2. Kattints a www.gmail.com honlapra, és hozz létre egy e-mail fiókot. Ezzel ugyanis a későbbiekben minden programot használhatsz.

És ezzel máris létrehoztad a saját Google fiókodat, amihez egy Drive tárhely is tartozik. Ezt elérheted a levelezőn keresztül és a kereső főoldaláról – jobb felső sarokban található 3×3-as négyzetre kattintva, vagy akár direkt linkkel is (www.drive.google.com).

Hogy ezeket az útvonalakat miért érdemes még álmodból felkeltve is tudni?

A rendszer minden egyes létrehozott dokumentumot, megszerkesztett táblázatot vagy kitöltésre váró űrlapot a Google Drive tárhelyedre ment el automatikusan. Tehát ha véletlenül bezárnád, vagy egy másik gépen nyitnád meg az előkészített dokumentumot, akkor itt bármikor megtalálhatod.

Főleg ha átlátható rendszert alkotsz

Az irodai munka nem csak a mások által is látható rend fenntartásáról szól. A mindennapi munkában megannyi dokumentum születik meg, mind offline a laptopon, mind online a Drive-on. Ahhoz, hogy gördülékenyen haladhass a teendőiddel a mindennapok során, elkerülhetetlen egy átlátható rendszer létrehozása. Egy jól kialakított struktúrára nélkülözhetetlen, hogy egyszerűen megtalálhasd az aktuálisan szükséges jegyzőkönyvet, vagy memot.

Hogyan hozz létre ilyen rendszert?

A számítógépen különböző mappák létrehozásával lesz elérhető az átlátható rendszer. A Google Drive-on azonban ennél több lehetőség is vár. Íme most néhány, a mindennapi munkát megkönnyítő tipp.

Rendszerezésre fel

Ahhoz, hogy szép rend legyen a lakásban, elengedhetetlenül be kell szerezni néhány dobozt. Így mindennek meglesz a saját helye, minden esetben tudni fogod, hogy mit merre kell keresned.

Nincs ez másképp az online világban sem

Ahhoz, hogy a Drive-on könnyen megtalálhasd a dokumentumokat, hozz létre néhány mappát. Ezeknek találó elnevezést adva még évek múlva is tudni fogod, hogy merre keresd a szükséges „papírokat”.

A létrehozás menete

  1. Kattints az oldal bal oldalán található menüsor tetején lévő „Új” gombra.
  2. Válaszd a Mappa lehetőséget.
  3. Nevezd el az új „dobozod”.
  4. Kattints a létrehozásra.

És a további lehetőségek

A létrehozással még nem ért véget a rendszer kialakítása, ugyanis a Drive-ban további opciókkal teheted még átláthatóbbá a struktúrát. Ha jobb gombbal rákattintasz az adott mappára, akkor máris kiválaszthatod a számodra ideális lehetőségeket.

Csillagozás

Ha ezt az opciót választod, akkor a mappára egy láthatatlan csillagot tehetsz. Ennek ugyanis nem lesz látható végeredménye, de sokkal könnyebben rábukkanhatsz majd a későbbiekben a „dobozra” – csupán a bal oldali menüsor „Csillagozva” opciójára kell kattintanod. Ez különösen hasznos, ha a mappáid száma eléri a húszat vagy harmincat.

Szín módosítása

Ezt a lehetőséget neked találták ki,

  • ha szereted a színeket,
  • ha látható megkülönböztetésre vágysz,
  • ha vizuális típus vagy,
  • ha szereted a színkódolást, és
  • ha kiváló rendszerre vágysz.

A Google Drive tárhelyedet néhány kattintással kiszínezheted, ezzel is elősegítve a rend kialakítását. Így garantáltan minden mappát könnyen megtalálhatsz, és az összetartozóakat akár egy színnel is jelölheted.

További lehetőségek

A mappákat átnevezheted, áthelyezheted és megoszthatod másokkal. Emellett bármikor letöltheted, de a részletek megjelenítéséhez is csak néhány kattintásra van szükség.

Alkosd meg te is a kiváló rendszert, amiben bármikor könnyedén rátalálhatsz a keresett dokumentumra. Használd ki a Google Drive lehetőségeit, és hozd létre az egyedi struktúrát.

 

Word – Nézet beállítások 3. rész

Tudtad, hogy a Wordnek több arca is van? Nézet beállítás 3. rész

A nézet megváltoztatása nem feltétlenül számítható a legfontosabb Word-funkciók közé, azonban mégis érdemes velük tisztában lenni, hiszen használatuk nagyban megkönnyítheti a mindennapi munkavégzést. Ebben a sorozatban szeretném bemutatni a Wordnek ezt a részét is, mely ténylegesen nem a legbonyolultabb, viszont meglehetősen elhanyagolt.

Korábbi cikkek a témában: ITT és ITT.

Word-nezet-3

Megjelenítés

A Megjelenítés szekcióhoz 3 beállítási lehetőség tartozik:

  • Vonalzó
  • Rácsvonalak
  • Navigációs ablak

Kattints a nagyobb méretért!

A vonalzót biztosan ismered, még ha nem is feltétlenül tudsz róla. Ez ugyanis alapbeállításként van kijelölve, ezért, ameddig ki nem kapcsolod, működni fog. A vonalzót a szerkesztett dokumentum felső (és bal oldali) részén látod, gyakorlatilag ezen olvashatod le közvetlenül a margóbeállítást.

Ha a Bekezdések beállításakor átállítod a behúzás mértékét, akkor a vonalzón lévő jelek is jelezni fogják ezt. Mindenesetre, ha mindig is zavart a jelenléte, akkor a Nézetek menüpont alatt, a Megjelenítés szekcióban ki tudod kapcsolni.

Ha már régen írtál kockás (négyzethálós) füzetbe, és nosztalgiáznál picit, akkor pipáld ki a Rácsvonalak melletti rubrikát. Viccet félretéve, az iskolás évekre való visszarévedésnél természetesen lényegesebb funkciója is van ennek a beállításnak.

A rácsvonalak vezetik a szemet. Sajnos, az ember bizony pontatlan, a pontosság növeléséhez pedig eszközökre van szükség. A Rácsvonalak segítenek abban, hogy objektum beillesztésekor, egymáshoz (vagyis más objektumokhoz képest), illetve a szöveghez viszonyítva szimmetrikusan tudd őket elhelyezni. Lehet, hogy Te azt látod, hogy megfelelő az elrendezés, de próbáld meg mögé tenni a rácsvonalakat, fogadok, hogy több egységnyi eltérés is lesz.

A Navigációs ablak megnyitásával az éppen szerkesztett dokumentumon belül tudsz navigálni, ami egy hosszabb anyag esetében igencsak áldásos tud lenni. A Címsorokat például mintegy interaktív tartalomjegyzékként használhatod.

Tetszett a cikk? Lájkold, oszd meg, küld el ismerőseidnek!